En undantagsrapport är en typ av sammanfattande rapport som identifierar eventuella händelser som ligger utanför ramarna för vad som anses vara ett normalt intervall. Rapporter av detta slag används i ett antal miljöer, inklusive processen för lageravstämning, projektledningsutredning och till och med medarbetarbedömningar. Målet med rapporten är att identifiera eventuella faktorer som inte anses ligga inom acceptabla parametrar, vilket gör det möjligt att vidta åtgärder som bidrar till att minimera eller eliminera undantag och öka den totala effektiviteten.
Eftersom det avser lageravstämning är undantagsrapporten ofta väsentlig för uppgiften att identifiera skillnader mellan en fysisk inventering och den inventering som presenteras i lagerdatabaser. Med tiden kan fel smyga sig in i nästan alla typer av lager, vilket gör det nödvändigt att göra justeringar som återspeglar den faktiska mängden varor som finns till hands. Att göra det gör det inte bara enklare att justera beställningen av nya varor så att en tillräcklig mängd förnödenheter hålls till hands, utan gör det också möjligt att hålla inventeringen korrekt för beräkning av skatter.
Till exempel har många tillverkningsanläggningar en så kallad företagsbutik som ansvarar för att ge ut delar och andra komponenter som är nödvändiga för driften av maskineriet på fabriksgolvet. Chefer för den butiken utför vanligtvis vad som kallas en cykelräkning, och inventerar fysiskt allt från den minsta skruven till de dyra motorkomponenterna som används för att underhålla och reparera produktionsutrustningen. När det visar sig att antalet enheter som visas i inventeringsdatabasen inte stämmer överens med detta fysiska antal, görs en inmatning på en undantagsrapport. Detta gör det möjligt att gå tillbaka och avgöra om en mottagen leverans av den delen inte lades till i databasen, eller om vissa utbetalningar från det fysiska lagret inte registrerades korrekt. I vissa fall kan undantagsrapporten också belysa snatteri av förnödenheter, vilket föranleder ökade säkerhetsåtgärder som hjälper till att minimera förlusten för företaget.
Förutom att hjälpa till att stämma av olika typer av inventeringar kan en undantagsrapport också vara till hjälp i uppdraget med projektledning. I det här scenariot belyser rapporten väntande uppgifter som fortfarande är utestående, även om det beräknade slutdatumet för den uppgiften har passerat. Genom att notera undantaget är det möjligt att förnya schemat med uppgifter för projektet för att kompensera för avvikelsen och få projektet tillbaka på rätt spår.
Även inom området medarbetarbedömningar kan en undantagsrapport vara till hjälp. Här är tanken att identifiera eventuella händelser relaterade till den anställde som faller utanför ramarna för de grundläggande förväntningar som är kopplade till tjänsten. Undantagen kan avse prestationsmisslyckanden eller prestationer som går utöver den vanliga befattningen. Till exempel kan detaljerna i undantagsrapporten indikera att den anställde behöver vidareutbildning inom vissa områden, eller identifiera situationer där den anställde kunde ta på sig extra arbetsuppgifter medan en kollega var sjuk, vilket effektivt hjälper affärsverksamheten att fortsätta med lite ingen förändring i produktiviteten. Beroende på arten av de problem som dokumenteras i undantagsrapporten, kan den anställde rekommenderas för avhjälpande utbildning, eller presenteras med ett beröm för att han tillhandahåller ytterligare tjänster till en arbetsgivare samtidigt som han eller hon sköter sina tilldelade uppgifter effektivt.