En senior administrativ assistent är en administrativ professionell som bistår en eller flera ledningsmedlemmar inom en organisation och kan också leda administrativ personal på nybörjarnivå. När organisationer växer kan de se en ökning av volymen av administrativa uppgifter och kräver mer än bara en administrativ expert. En ledande roll krävs vanligtvis i en sådan organisation för att arbeta nära ledningen och ta på sig administrativa funktioner som har en högre nivå av ansvar än nybörjarpersonalens.
Chefer eller chefer för en organisation kräver ofta att en senior administrativ assistent eller verkställande assistent fungerar som deras ”gatekeeper” eller representant. Medan en organisations receptionist eller receptionist kan hälsa inkommande uppringare och besökare, är en senior administratör ofta nästa kontaktpunkt för dem som vill kontakta ledningen. Dessa individer hanterar ofta scheman, reseplaner och andra möten för chefer på en mängd olika avdelningar, oavsett om det är marknadsföring, IT eller mänskliga resurser.
Eftersom de tenderar att representera en organisations ledning i både skriftlig och muntlig korrespondens, är den viktigaste kvalifikationen för personer i denna position att de har goda kommunikationsförmåga. I denna egenskap kan deras ansvar inkludera att skriva brev och e-postmeddelanden, genomföra telefonsamtal och ta stenografi. En senior administrativ assistent bör också ha en allmän praktisk kunskap om alla avdelningar inom en organisation. Detta kommer att förbereda honom eller henne för att hantera allmänna förfrågningar han eller hon kan få, eller rikta dem till lämplig avdelningspersonal.
För att bli senior administrativ assistent bör man ha kombinerad erfarenhet av såväl allmän kontorsadministration som organisationens speciella bransch. I denna mening är idealiska kandidater ofta administrativa yrkesverksamma på nybörjarnivå som redan är anställda inom organisationen och som söker befordran. Beroende på organisationens värderingar kan vissa ledande roller lägga stor vikt vid akademiska meriter, medan andra kan vara mer intresserade av kandidatens professionella administrativa bakgrund. Kandidater som saknar professionell administrativ erfarenhet men har akademisk erfarenhet inom relaterade områden, såsom maskinskrivning eller sekreterarkurser, kan vara bättre lämpade för administrativ anställning på ingångsnivå innan de ansöker om en ledande befattning.