Sammanfattningar är korta översikter av mer detaljerade dokument som används i näringslivet. En sammanfattning kan göras för att ge en snabb sammanfattning av en kvartalsvis finansiell rapport, ett förslag eller lägesrapport relaterad till ett kommande projekt. Huvudfunktionen för den här typen av dokument är att göra det möjligt att snabbt granska de viktigaste fakta eller punkter relaterade till det större dokumentet utan att behöva läsa igenom vad som kan vara en betydande mängd data.
Även om det finns vissa likheter mellan sammanfattningen och ett sammandrag eller en disposition, är funktionen för vart och ett av dessa dokument mycket olika. En disposition är normalt en föregångare till det större förslaget eller informationsdokumentet och fungerar som en riktlinje för skapandet av det större dokumentet. Sammanfattningen är liksom sammanfattningen ett dokument som utarbetats efter att det större dokumentet är färdigt, men är vanligtvis kortare och inte riktigt lika detaljerat som sammanfattningen. Dessutom kan sammanfattningen innehålla fackspråk som normalt är undantagna från sammanfattningen.
En välgjord sammanfattning är vanligtvis allt från tre till tolv sidor lång och innehåller flera viktiga avsnitt. Denna typ av verkställande rapport kommer vanligtvis att innehålla en kort introduktion till orsaken till projektet eller en större rapport, tillhandahålla viktig bakgrundsdata om projektet och sedan gå vidare till att ge korta sammanfattningar av analysen som är kopplad till projektet. Som ett sista element kommer sammanfattningen att presentera slutsatserna i det större dokumentet och föreslå möjliga handlingssätt baserat på dessa slutsatser.
Eftersom vissa projekt kan omfatta mer än en rapport, är det möjligt att använda en enda sammanfattning för att täcka de viktigaste punkterna i alla tillhörande dokument och forskning. Detta kan vara mycket fördelaktigt, eftersom en korrekt förberedd sammanfattning kommer att innehålla tillräckligt med information för att beslutsfattarna ska kunna avgöra vad som ska hända härnäst med projektet. I allmänhet presenteras denna sammanfattning med de stödjande dokumenten i handen, vilket skapar en verklig ledningsportfölj som tar upp projektet eller förslaget helt. Detta skapande av ett fullständigt detaljerat verkställande förslag med användning av sammanfattningen som ett omslagsdokument ger beslutsfattaren möjlighet att undersöka en viss punkt mer i detalj om han eller hon vill göra det.
Även om det ofta anses vara ett verktyg i storföretagen, kan konceptet med en sammanfattning användas i vilken organisation som helst som påbörjar ett projekt av något slag. Små företag som utformar en marknadsföringsstrategi kan använda sig av denna dokumentmodell. Ideella organisationer kan också tycka att utarbetandet av den här typen av sammanfattningar är till stor hjälp när man tar upp frågor med en styrelse av något slag.