En hämtförsändelse överför fraktavgifter till mottagaren, snarare än att göra dem på avsändarens ansvar. Sådana försändelser skickas ofta under så kallade frakt-ombord-villkor (FOB), där säljaren går med på att betala kostnader för att flytta försändelser till en hamn och till ett fartyg, men köparen står för allt annat. Leveransvillkoren beskrivs vanligtvis i försäljningsavtal och kontrakt för att säkerställa att alla parter är medvetna om förväntningarna. I händelse av en tvist kan denna dokumentation hjälpa till att lösa problemet.
Enligt villkoren för en hämtförsändelse är säljaren eller agenten ansvarig för att förpacka lasten på ett ansvarsfullt sätt, i robusta containrar som tål frakt, och transportera den till ett fraktföretag eller ordna med hämtning. För stora transporter mätt i containerlast kräver företaget vanligtvis transport till en hamn eller varv. Ett litet paket från ett företag till en kund skulle å andra sidan kunna hämtas av en chaufför på en leveransväg.
Säljaren står för kostnaderna för att hämta hämtsändningen till fraktfirman och lasta den ombord, om tillämpligt. Vid denna tidpunkt blir alla utgifter köparens ansvar. Dessa inkluderar de fasta kostnaderna för frakt samt eventuella extra betalningar för försäkringar, skatter, tullar och olika andra avgifter som kan uppstå. Säljare kan ge köpare uppskattningar av dessa kostnader, eller information om hur man får dem från fraktbolaget, så att de vet vad de kan förvänta sig.
Terminologin som används inom frakt är inte internationellt konsekvent. Företag får inte hänvisa till ”hämta försändelser”, istället med termer som ”frakthämtning” eller andra. Köpare och agenter som inte är säkra på sitt ansvar kan begära ett förtydligande och en detaljerad diskussion om de termer som används. Detta gör att de kan avgöra vilka kostnader de kommer att stå för, så att de kan förbereda sig eller förhandla om det behövs. En köpare kan till exempel begära att en säljare ska stå för fraktkostnader som en del av en förhandling.
När varor har levererats till köparen och ser ut att vara i sin ordning, börjar fraktföretagets villkor för nettofakturering att gälla för hämtningsförsändelsen. Kunden har en bestämd tidsperiod, till exempel 30 dagar, på sig att betala räkningen. Om det finns ett problem måste köparen bestrida räkningen och tillhandahålla dokumentation för att lösa problemet. Detta kan inkludera bevis på att en hämtsändning kom skadad eller försenad, vilket stöder ett påstående om att räkningen är orimlig.