En röstmeddelandeserver är en datorserver som kan hålla ett stort antal röstmeddelanden; det används vanligtvis av företag snarare än privatpersoner på grund av kostnaderna för att driva och underhålla det. Som de flesta servrar kan en röstbrevlåda lagra enorma mängder minne, så den kan lagra tusentals röstmeddelanden samtidigt. För lagring konverteras ett röstmeddelande till en ljudfil och lagras på servern. Den här typen av server har vanligtvis många olika inkorgar, så varje anställd eller användare kan ta emot meddelanden privat, utan att en administratör behöver dirigera röstmeddelandena ordentligt. Servern som röstmeddelandena lagras på kan e-posta eller textmeddelanden användare så att de vet att nya röstmeddelanden har kommit in på servern.
Många servrar är byggda för att hålla information och dirigera data från en destination till en annan, och en röstbrevlåda utför båda uppgifterna. Den här servern måste kunna hålla hundratals, om inte tusentals, röstmeddelanden samtidigt, speciellt för stora företag med många anställda. Röstmeddelanden kan vara nödvändiga för användare, särskilt i företag där anställda ofta tar emot beställningar eller kundförfrågningar via röstbrevlådan, så servern måste kunna förvara filer säkert utan att av misstag radera dem.
För att dirigera filer till rätt plats innehåller de flesta röstmeddelandeserverapplikationer många separata inkorgar, en för varje anställd eller avdelning, beroende på hur verksamheten bedrivs. Att ha separata inkorgar säkerställer att varje person får sina röstmeddelanden med minimala problem. Detta gör det också enklare för administratörer, eftersom manuell dirigering av röstmeddelanden kan ta timmar och kan vara mycket svårt utan att lista alla röstmeddelanden som kommer in i systemet.
Röstmeddelanden är i huvudsak inspelade ljudfiler. Efter att röstmeddelanden har spelats in, konverterar röstbrevlådan dem till generiska ljudfiler som de flesta mobiltelefoner eller datorer kommer att kunna spela utan behov av speciell programvara. Lås och krypteringar placeras vanligtvis på ljudfilen för att skydda meddelanden från hackare.
När en röstbrevlåda tar emot nya röstmeddelanden varnar den i allmänhet personen som äger inkorgen via ett e-postmeddelande eller sms. Servern kan inte bara skicka varningar till många enheter, utan många enheter kan användas för att komma åt röstbrevlådan. Alla enheter som har tillgång till Internet kan användas för att hämta och spela upp röstmeddelanden från denna server, vilket gör det mycket lättare för en användare att höra sina meddelanden.