En auktorisering för retur av varor är ett godkännande från säljaren av varor som gör det möjligt för köparen att skicka den till säljaren för reparation, utbyte, kreditering eller återbetalning. Den tillåter kunden att returnera varan och dess unika identifieringsnummer skrivet på fraktetiketten ger säljarens frakt- och mottagningsavdelning rätt att acceptera leverans av paketet som innehåller returen. En långvarig bas av postordertransaktioner, returvaruauktoriseringar (RMA), kallade returvaruauktoriseringar (RGA) på vissa marknader, blev mycket vanligare i slutet av 20-talet när återförsäljare i allt högre grad gick in i onlinehandelns värld. Den resulterande långdistansförsäljningen gjorde leverans och retur av varor mer och mer beroende av frakt- och posttjänster.
I de flesta fall, när varor säljs, har köparen rätt att returnera dem. I de flesta traditionella detaljhandelsmiljöer har återförsäljaren en specifik policy när det gäller returer av varor, vanligtvis begränsar de till en relativt kort tid efter köpet, och specificerar ytterligare minimistandarder för skicket på varor som returneras för återbetalning eller kredit. Kunden tar tillbaka varan till butiken med dokumentation av köpet, vanligtvis ett kvitto, och visar upp den för retur. Om omständigheterna överensstämmer med säljarens returpolicy, accepterar säljaren den returnerade varan och utfärdar återbetalningen eller krediten. Varorna fylls vanligtvis på i säljarens lager och förbereds för försäljning.
Köpare av varor från postorder- och onlinekällor har i allmänhet samma rätt att returnera varor, men processen innebär mer av en logistisk utmaning för säljaren. I den traditionella miljön hanteras till exempel returer en efter en och granskas vanligtvis på plats av säljaren. Allt pappersarbete hanteras också på plats, liksom återbetalningen eller krediten, och transaktionen är klar när kunden går iväg. När en postorder- eller onlinekund initierar returprocessen, om begäran är i enlighet med säljarens returpolicy, utfärdas en auktorisering för retur av varor. I många fall, för effektivitetens skull, såväl som för miljöansvaret, är returvarutillståndet inbyggt i fraktetiketten som används för att leverera varorna, och då kan kunden återanvända fraktetiketten för att returnera varorna. Annars, när kunden förbereder fraktetiketten för returen, skriver han helt enkelt returvarans auktoriseringsnummer någonstans på etiketten.
Långväga returprocessen är ungefär densamma som processen i butik. Auktoriseringen av returvaror samlar i allmänhet all information som skulle registreras i butik och skrivs ofta ut på samma dokument som säljaren tillhandahåller kunden som en fraktetikett, så att relevant information kan läsas eller skannas av etiketten utan att behöva att öppna paketet vid mottagandet, vilket underlättar leveransen av returpaketet till rätt plats. När returpaketet öppnas undersöks skicket på de returnerade varorna och om det är acceptabelt utfärdas återbetalningen eller krediten.
En auktorisering för retur av varor är alltså helt enkelt en minskning av returprocessen till skriftlighet för att underlätta processen att returnera varor långväga för återbetalning. Samma process tillämpas vanligtvis på leverans av varor till säljaren för reparation eller utbyte. I alla fall speglar processen för auktorisering av returvaror den process som följdes när kunderna bär varor för hand till säljarens anläggning för att returnera dem.