En projektlivscykel är processen att ta ett projekt från idéstadiet till avslutning. Det finns många steg i ett projekts livscykel och, beroende på typ av projekt, kan vissa ta betydligt längre tid än andra. Vanligtvis finns det en projektledare som är ansvarig för projektets övergripande framgång. Det finns också olika funktionsområdesexperter tilldelade som teammedlemmar som ansvarar för att vissa aspekter av projektet genomförs korrekt.
Det första steget i ett projekts livscykel är att identifiera ett behov. Detta första steg definierar projektet och vad det önskade resultatet kommer att bli. Projektledaren tilldelas och en preliminär tidslinje för projektets slutförande tas fram. Om finansiering inte har säkrats skickas affärsmotivering och finansieringsförfrågningar in. Det kan också hållas möten för att bestämma hur projektets milstolpar ska mätas och vem som ska ansvara för varje steg i projektets livscykel.
Det andra steget i ett projekts livscykel är planering. Även om en plan på toppnivå lämnades in under den inledande fasen, definieras den detaljerade milstolpen och utförandeplanerna under planeringsstadiet. Varje leverans beskrivs tillsammans med ett förväntat slutdatum. Om det finns flera beroenden såsom uppgift ett måste slutföras innan uppgift två kan påbörjas, finns det ofta ett Gantt-diagram utvecklat så att alla teammedlemmar vet vem som är ansvarig för vad.
Det tredje steget i ett projekts livscykel är utförande. Detta är den fas där alla planer omsätts. Varje gruppmedlem fortsätter med sin nödvändiga uppgift medan projektledaren övervakar för att se till att alla håller schemat. Projektledaren övervakar också milstolparna med avseende på budgetar för att säkerställa att varje milstolpe genomförs inom budget. Om en viss uppgift är i fara, kommer projektledaren att arbeta med teammedlemmarna för att lägga till ytterligare personal eller pengar så att hela projektet kan hålla sig enligt schemat.
Det sista steget i ett projekts livscykel är avslutning. Under denna fas genomförs de enskilda uppgifterna och hela projektet läggs fram för godkännande. Om projektet var något konkret, till exempel en ny produktlansering eller faktisk konstruktion, inkluderar avslutning även leverans av produkten till slutkund. Teammedlemmar befrias från sina projektuppgifter och får gå tillbaka till sina normala jobb och projektledaren lämnar in en slutrapport som beskriver hur teamet presterat med avseende på tidslinjer och budgetar. Ofta innehåller rapporten förslag på hur man kan förbättra framtida projekt baserat på erfarenheterna från det aktuella projektet så att nästa projektledare vet vad som fungerade och inte fungerade bra.