Rollen som en professionell administrativ assistent är en viktig roll i driften av många företag. Även om en professionell administrativ assistent tenderar att ha liknande uppgifter som alla administrativa assistenter, har han eller hon vanligtvis fler års erfarenhet och/eller en högskoleexamen och kommer ofta att arbeta med chefer i företaget och kan också fungera som kontorschef. Arbetsuppgifterna för administrativa assistenter är varierande, men är ofta kontorsmässig karaktär. Varje administrativ assistent kommer att behöva förmågan att arbeta bra med andra människor, ha utmärkta organisatoriska färdigheter och vara skicklig i att skriva och arbeta på en dator.
Enligt US Department of Labor kan en professionell administrativ assistent arbeta på ett kontor antingen som administrativ eller kontorist, vilket säkerställer att verksamheten fungerar effektivt och effektivt. Några av deras uppgifter kan inkludera att hantera kommunikation mellan företaget, dess kunder och dess anställda, såsom via post, telefon eller e-post; schemaläggning av möten; fastställa möten; hålla noggranna arkivregister eller utveckla ett arkivsystem; hjälpa andra anställda med projekt eller forskning; och göra researrangemang. De flesta professionella administrativa assistenter utför alla dessa uppgifter och mer.
Vissa ytterligare ansvarsområden kan inkludera att anställa och utbilda nya medarbetare, hjälpa kunder eller klienter som kommer in till kontoret och underhålla kontorets förnödenheter. Detta kan innebära att inventera förnödenheter och beställa det som behövs, samt föra noggrann bokföring. En professionell administrativ assistent måste vara bekant med teknisk utrustning på kontoret och kunna utföra mindre reparationer eller bestämma när man ska ringa någon för att reparera en utrustning.
En professionell administrativ assistent behöver förmågan att arbeta självständigt och fatta beslut. Han eller hon kommer att behöva bestämma vilken information som ska skickas vidare till chefen, samt vad som kan hanteras självständigt. En administrativ assistent som fungerar i en kontorschefsroll måste se till att kontorspolicyer upprätthålls, vilket kan handla om frågor som klädkod eller begärd ledighet. Det är också viktigt att vara säker på att kommandokedjan följs, om kontoret är en mer formell miljö.
Vissa professionella administrativa assistenter utbildar sig för att arbeta inom specifika områden, såsom det juridiska eller medicinska området. Dessa områden kräver i allmänhet ytterligare utbildning för att lära sig den specifika terminologin och metodiken för den miljö där de kommer att arbeta. Assistenter inom dessa områden får ofta högre lön än i vanliga kontorsmiljöer.
Det finns många certifikatprogram och individuella klasser tillgängliga för att utbilda administrativa assistenter. Dessa typer av utbildning och certifieringar kan se utmärkta ut på ett CV och förbättra chanserna att bli anställd. Många administrativa assistenter lär sig dock helt enkelt sina värdefulla färdigheter på jobbet och tjänar höjningar och befordran genom år av pålitlig tjänst.