En PalmPilot kan hänvisa antingen till personuppgiftsassistenter (PDA) tillverkade av företaget Palm, Inc. eller någon handdator eller smartphone byggd av vilket företag som helst. En hänvisning specifikt till Palms talar om den initiala, utbredda populariteten för dessa handdatorer som kan användas på flera sätt för att organisera data, och som kan samverka med större datorsystem så att data kan registreras permanent. Även om det gjordes försök från flera företag, framför allt Apple®, att utveckla handhållna enheter med många funktioner, var det den första Palm, som sedan tillverkades av Palm Computing, som tog marknaden i slutet av 1990-talet.
Som med de flesta typer av elektronik och datorsystem lämnade tidiga modeller av PalmPilot, även om de var populära, mycket att önska. De första modellerna hade inte ens bakgrundsbelysning, vilket kan göra det svårt att se skärmen i dåligt upplysta områden. Mängden minne på tidiga modeller var också minimal, men allt eftersom handdatorer utvecklades i popularitet ökade detta. Ändå tog det några år att få en Palm med en megabyte minne eller mer.
När populariteten för dessa modeller växte, ökade även funktionaliteten. Medan många använde PalmPilot endast för saker som att hålla reda på möten eller spela in telefonnummer, dök det upp ett antal program som var kompatibla med Palms operativsystem som var till stor nytta. Några av dessa var till exempel riktade mot läkarstudenter och läkare, som kanske skulle kunna använda arrangörerna för saker som diagnostik. Funktionerna för att utveckla handdatorer fortsatte att förbättras, och snart hade många av dem mer önskvärda element som färgskärmar, pekskärmar och den ständigt viktiga bakgrundsbelysta skärmen. Minneskapaciteten ökade naturligtvis också.
Det är nu mycket svårare att skaffa en klassisk PalmPilot som endast är utformad för organisation. Så snart företag började tillverka handdatorer eller smartphones med internetanpassade funktioner, ansågs tidiga PalmPilot-stilar vara otroligt föråldrade. Detta är olyckligt, eftersom handdatorer utan klockor och visselpipor hade tillämpningar inom andra områden. De var till exempel ett bra verktyg för elever som har inlärningssvårigheter som påverkar organisationen.
Trots denna återstående funktionalitet bytte Palm, Inc och andra företag som Apple® eller Research in Motion (BlackBerry®) till tillverkning av smartphones, eller produkter som iPod Touch®, som kombinerar musikuppspelningsförmåga med internetanslutning och tillgång till en mängd olika av ansökningar. De flesta PalmPilot-smarttelefoner eller dataorganisatörer har nu också olika metoder för att mata in data.
Pekskärmar eller tangentbord är nu mycket mer populära än att använda en penna på organiseringsskärmen. Vissa människor tyckte att användningen av pennan var ganska besvärlig, särskilt med tidiga PalmPilot-modeller, eftersom det innebar att man lärde sig ett lite annorlunda manus än naturligt skrivande. Detta kan ta lite tid att bemästra och kan gå långsamt.
I alla inkarnationer och av alla tillverkare förblir en PalmPilot en användbar enhet med utökad funktionalitet. Människor kan behöva undersöka innan de väljer den bästa. De måste också överväga eventuella kontrakt de kan behöva hålla med mobiltelefonföretag om de väljer en Palm med telefonfunktioner.