En omfattningsbeskrivning är ett skriftligt dokument som utarbetats av en projektledare i början av ett betydande affärs- eller byggprojekt. Detta dokument ska delas med kunden, om det är ett externt arbete, eller sponsorn, om projektet är tänkt att utföras internt. Huvudmålet med en omfattningsbeskrivning är att ge en detaljerad redogörelse för projektets mål, de steg som tagits för att nå dessa mål och de hinder och kostnader som är förknippade med hela processen. På så sätt kan det tillhandahålla en typ av checklista som avgör om projektet var ett framgångsrikt företag eller inte när det väl är klart.
En projektledares jobb är att fungera som en övervakare för alla olika aspekter av alla slags projekt som hans företag är anlitat för. Beroende på projektets storlek kan detta vara en till synes överväldigande uppgift utan någon form av uttalande av mål och mål som kan konsulteras under processen. En omfattningsbeskrivning tjänar detta syfte och den är viktig inte bara för en projektledare utan även för de kunder som behöver arbetet utfört.
Många poster bör inkluderas i en effektiv omfattningsangivelse. Den bör först identifiera orsaken till att detta projekt genomförs, ställa in det som ett slags problem som projektet är tänkt att rätta till. Det bör följas upp av vilken produkt projektet än är tänkt att göra. Denna produkt är i huvudsak lösningen på problemet som identifierades i den första delen.
Från den punkten bör omfattningsbeskrivningen bli mer detaljerad i sina beskrivningar av projektets behov och realiteter. Uttalandet ska ge en tydlig bild av exakt vad projektledarens team kan leverera till processen, och vad som faller utanför deras räckhåll och därmed måste tillhandahållas av andra. På så sätt kan chefen lägga upp exakt vad som kan förväntas av sina arbetare under projektets gång.
En annan del av omfattningsbeskrivningen bör ägnas åt kostnader, både vad gäller hur mycket projektet kommer att kosta och, om det är någon form av affärsuppgörelse, hur mycket pengar det ska generera. Vid slutförandet av projektet bör en snabb konsultation av det ursprungliga uttalandet inte lämna några tvivel om huruvida projektets uppdrag uppnåddes eller inte. Det fungerar som ett slags kontrakt mellan projektledare och kund, och, om det görs rätt, eliminerar det alla osäkerheter som kan vara skadliga för båda parter.