En utanför balansräkningen är ett sätt att hålla reda på en tillgång eller skuld utan att ta med den i huvudbokföringssystemet. De flesta företag har två metoder för att hantera tillgångar och skulder, så kallade on- och off-balansräkningar, och ibland kallade on- och off-book-redovisning. Balanserade tillgångar och skulder är standardtransaktioner som företaget äger och är direkt ansvarig för, medan transaktioner utanför balansräkningen är för omständigheter då företaget inte har direkt ägande av pengarna. Denna term är också ett vanligt sätt att beskriva olaglig redovisningspraxis.
Den största skillnaden mellan tillgångar eller skulder i och utanför balansräkningen är ägande. När en tillgång eller skuld tillhör ett företag kan företaget göra i stort sett vad det vill med pengarna, såsom att likvidera tillgångar och spendera pengarna, återinvestera i sitt eget företag eller sälja av skulder till andra institutioner. Om pengarna inte tillhör företaget kan det inte göra något utan ägarens godkännande.
vanliga användningsområden
De flesta företag använder nästan uteslutande ett on-book-system. Platser som butiker och restauranger har inget gemensamt behov av bokföring utanför boken; de enda platserna där praxis är vanlig är i finansinstitut och mäklarhus. Dessa företag innehar ofta pengar och tillgångar för andra parter, och medan dessa tillgångar finns i företagets system, tillhör de faktiskt inte företaget.
Även om många banker använder systemet utanför balansräkningen, krävs det inte för varje banktransaktion. Till exempel när en person ger pengar till en bank är det en del av ett kontrakt han ingick när han öppnade ett konto. Pengarna banken har tillhör faktiskt personen, och han kan använda dem som han vill. När personen får pengar på banken får han faktiskt sina egna pengar tillbaka till honom, vilket innebär att transaktionen faktiskt betraktas som en del av on-book-systemet. Som ett resultat av detta görs huvuddelen av institutionens redovisning med balansräkningen.
En transaktion noteras endast på en utanför balansräkningen om institutet som innehar pengarna inte har någon kontroll utanför den direkta avtalsenliga fördelen. Denna situation uppstår faktiskt bara i ett fåtal fall, och de flesta av dem handlar om att hålla pengar i förtroende. Till exempel, om ett mäklarhus innehar en liten summa av en investerares pengar som säkerhet mot en börsnedgång, tillhör de pengarna faktiskt inte företaget förrän det tar ut dem för att täcka en förlust. Fram till dess finns pengarna på mäklarhusets konton, men bolaget kan inte använda dem.
Registrera illegala transaktioner
Utanför balansräkningen är också en vanlig metod för att beskriva transaktioner som är olagliga. Dessa transaktioner sker utanför de officiella böckerna för företaget. Oavsett ursprung måste alla pengar som kommer in eller går ut redovisas. Tidigare ledde detta till att man använde två redovisningsböcker, en officiell och en inte, för att skapa ett system som är på och utanför boken.