Mailströmmen är summan av dokument, paket och elektronisk korrespondens som rör sig genom ett företag eller hem. Termen används oftare i företagsvärlden, vanligtvis i samband med att lära sig hantera den stora postströmmen som kommer med ett stort företag. Flera företag är specialiserade på postströmstjänster och erbjuder sätt att förbättra effektiviteten i varje steg av utskicksprocessen. För företag som är specialiserade på marknadsföring är det oerhört viktigt att skapa ett strömlinjeformat postsystem.
Utöver själva posten omfattar mailströmmen stegen längs vägen. Skapande av dokument, posthantering, arkivering, bearbetning och alla andra uppgifter relaterade till postströmmen ingår i den. Från det ögonblick ett dokument skapas tills det lämnar företaget ingår det i mailströmmen. Å andra sidan av ekvationen, i det ögonblick som en korrespondens kommer in i företaget, blir den också en del av postströmmen, tills den hanteras på rätt sätt.
Räkningar, paket, personlig korrespondens, marknadsföringsmaterial och digitala dokument är alla en del av postströmmen. Medan individer vanligtvis kan hantera sin post ensamma, behöver ett företag vanligtvis implementera ett system. De flesta företag skickar ut stora volymer material dagligen och dirigerar hela företagets post genom ett centralt postrum. Några av de åtgärder som vidtas för att jämna ut en postström är att använda standardiserade kuvert, att sortera post innan den skickas ut så att ett företag kan ta emot massutskick och att använda datorprogram för att hantera posten. Inkommande post behandlas och levereras av postrumsanställda.
Inom området för elektronisk kommunikation använder många företag kraftfulla filtrerings- och sorteringstjänster för att organisera post innan den når slutdestinationen. Vanligtvis filtrerar dessa program bort virus och oönskat material innan de säkerställer att digital kommunikation når rätt person. Många företag utnyttjar också den digitala postströmmen för att skicka ut reklammejl till kunder, eftersom direktmarknadsföring med digitala medier är mycket billigare än fysisk direktreklam.
Genom att föra goda register över en e-postström kan ett företag erbjuda bättre kund- och kundtjänster. De flesta företag kämpar också med att synkronisera digital och fysisk kommunikation. Digital korrespondens har en mycket kortare lagtid än fysisk. För kunder kan det vara irriterande eller upprörande om ett företags register inte hålls aktuella. I ett företag med en synkroniserad och organiserad postström kan en företagsrepresentant slå upp en kund och spåra all företagets korrespondens med honom eller henne, vilket gör kundinteraktioner mycket lättare.