I de flesta stora organisationer är inköpsavdelningen ansvarig för att skapa och underhålla den föredragna leverantörslistan. Denna lista tillhandahålls till avdelningar och inköpsansvariga för att hjälpa till med beställningsaspekten av inköp eller inköp. Det primära syftet med denna lista är att hjälpa köpare att välja leverantörer som har genomfört en grundlig granskningsprocess.
Processen som krävs för att lägga till en leverantör till den föredragna leverantörslistan varierar beroende på organisation. Vanligtvis bestäms hur lång tid som krävs och typen av granskning av varans värde i dollar. De flesta företag har en lista över varor som de behöver köpa regelbundet. Istället för att utfärda en begäran om förslag (RFP) och välja en leverantör, tillhandahåller de en föredragen leverantörslista till personalen.
Som ett absolut minimum under denna granskningsprocess identifieras säljarens juridiska namn och adress, tillsammans med skattenummer, varor som de erbjuder eller tjänster. Många företag använder en ratingtjänst, som Dunn och Bradstreet eller branschspecifika kreditvärderingsföretag, för att bekräfta företagets legitimitet och avgöra om det finns några kända problem med företaget.
I de flesta företag görs en noggrann genomgång av leverantören innan den läggs till i listan över föredragna leverantörer. Det första steget i denna process är att leverantören skickar in ett ifyllt förfrågningsformulär. Den information som krävs kan inkludera en kopia av ett bokslut, volym producerat material, källor till delar, fackliga anslutningar och en lista över företagsledare.
Denna information granskas av inköpspersonal som ansvarar för att se till att den är korrekt. Utöver denna informationsinsamling kräver många företag en platsinspektion. Under denna process tar en medlem av inköpsavdelningen en detaljerad rundtur i anläggningarna, träffar personal och granskar kvalitetssäkringsrutinerna.
Det är inte ovanligt att företag omvärderar den föredragna leverantörslistan vart tredje till femte år. Syftet med inspektionen är att granska eventuella ändringar i rutiner, leverantörer och annan relevant information. Om ett företags produktkvalitet försämras kan den tas bort från listan.
Det är inköpspersonalens ansvar att hantera och övervaka leverantörernas prestanda. Rapporter om inköpsaktivitet, fakturor, ärenden och försändelser samlas ofta in kvartalsvis och granskas. Det ständiga engagemanget för leverantörshantering anses vara en bästa praxis i inköpsorganisationen.