En leverantörsreskontra är en lista över konton med information om pengar som är skyldiga leverantörer, leverantörer och andra företag. Företag använder denna reskontra för att separera kortsiktiga finansiella förpliktelser från huvuddelen av huvudboken. Företag kan ha flera olika finansiella konton i sin leverantörsreskontra, beroende på storleken på deras verksamhet. Större företag anlitar vanligtvis redovisningsexperter för att hantera sin leverantörsskuldinformation.
Leverantörsskulder är en mycket cyklisk process i företagets redovisningssystem. Bokföringstjänstemän måste ofta sålla igenom stora mängder pappersarbete när de hanterar leverantörsreskontran. Externa leverantörsskulder inkluderar leverantörs- eller leverantörsfakturor, månadsräkningar och annat pappersarbete som kräver betalning för varor eller tjänster. Information från dessa externa handlingar finns i företagets leverantörsreskontra. De flesta företag anger förfallodagar för dessa externa dokument. Kontrollanter och redovisningsansvariga kommer att köra scheman från företagets leverantörsreskontrasystem för att avgöra vilka fakturor som för närvarande kräver betalning.
Företag använder även interna dokument för att hantera information om leverantörsskulder. Inköpsorder är det vanligaste interna dokumentet som rör företagets leverantörsreskontrasystem. Inköpsorder innehåller specifik information om auktoriserade köp av varor eller tjänster. Denna information finns i företagets leverantörsreskontra så att redovisningsexperter kan matcha leverantörsfakturor med inköpsorder. Att matcha leverantörsfakturor med interna inköpsorder säkerställer att företaget har alla nödvändiga pappersarbete för att jämföra och granska leverantörsskulder. Inköpsorder representerar också en intern kontroll för att matcha kvantiteten av mottagna varor, dollarbelopp för produkter och annan information som matchar tidigare överenskommen information.
Företagets huvudbok innehåller vanligtvis en sammanlagd summa av företagets leverantörsreskontra. Information i företagets huvudbok används för att skapa ett företags bokslut. Istället för att inkludera stora mängder information om affärsverksamhet använder företag underreskontra (som leverantörsreskontra) för att hålla detaljerad information utanför huvudboken. Företag kommer att upprätta bokslut i slutet av varje räkenskapsperiod baserat på informationen i huvudboken.
Uppgifter om leverantörsskulder finns upptagna i bolagets balansräkning. Eftersom leverantörsskulder är en finansiell förpliktelse, kommer kontot normalt att ha ett kreditsaldo. Konton med tillgodohavanden i bokföringen ingår i företagets skuldinformation på deras balansräkning. Leverantörsskulder är en kortfristig skuld och kommer vanligtvis att listas i företagets kortfristiga skulder. Externa affärsintressenter jämför ofta ett företags kortsiktiga finansiella förpliktelser med kortsiktiga tillgångar. Denna jämförelse kommer att hjälpa intressenter att avgöra om företaget har tillräckligt med pengar för att fordringar ska kunna betala för sina leverantörsskulder.