Kunskapsorganisation är den övergripande processen att ”organisera” och ordna all information och kunskap som samlas in av ett företag eller ett företag. På så sätt kan ett företag ha mycket lättare att skaffa data och resurser vid behov. Denna process hjälper också ett företag att identifiera hur mycket kunskap det har och hur mycket det saknar. Begreppet kunskapsorganisation har därför behandlat ”kunskap” som en tillgång som bör bevaras och ökas till gagn för företaget.
Metoden för kunskapsorganisation innefattar flera steg, som kan ske både överlappande och samtidigt. Det första steget är klassificering, där dokument först kan sorteras ut och grupperas enligt deras gemensamma faktorer. Därefter följer kunskapskartläggning, där alla potentiella kunskapskällor – människor, institutioner och teknik – identifieras. Detta bidrar till att tillgänglig kunskap ökar i kvalitet och kvantitet.
Att indexera all kunskap är nästa steg till kunskapsorganisation. I detta skede lagras alla insamlade data och dokument. Vanligtvis sker kategorisering samtidigt med indexering, för att identifiera och märka alla kunskapsgrupper som ursprungligen klassificerades. Att följa dessa steg kan vara svårt att utföra när det görs manuellt, så företag använder vanligtvis datorprogram och applikationer för att göra uppgifterna enklare. Datorprogram är också mer tillgängliga när det gäller att leta efter och hämta alla typer av dokument och ”kunskap”.
Kunskapsorganisationen sysslar inte bara med kunskap som kan föras in i företaget, utan även med befintlig kunskap och information inom företaget självt. Exempel på intern kunskap är medarbetarutvärderingar, arbetsflödesdiagram och årliga ekonomiska rapporter. All denna kunskap hjälper ett företag att avgöra var dess styrkor ligger och hur man kan minska och förbättra sina svagheter. När all relevant kunskap är närvarande kan nyckelpersoner genomföra möten och konferenser som en del av kunskapsorganisationen.
Denna praxis är viktig inte bara för företag och affärsrelaterade områden, utan är också värdefull i institutioner, historiska arkiv och museer. Även bibliotek följer en traditionell typ av kunskapsorganisation genom katalogkort och register, långt innan datorer förekom. Speciellt museer är i behov av att organisera all insamlad kunskap för att säkerställa att all data är autentisk, trovärdig och tillgänglig för allmänheten. Även uppslagsverk och almanackor är dagliga exempel där organisation av kunskap har tillämpats. Sammanfattningsvis behöver alla organisationer och strävanden som förlitar sig på kunskap kunskapsorganisationsprocessen för att göra all relevant data lätt att samla in, hämta och förstå.