Kundprofiler är detaljerade beskrivningar av varje kund i ett företag. Profiler av denna typ utvecklas ibland innan en arbetsrelation etableras mellan de två enheterna, vilket gör det möjligt för säljare att identifiera och adressera specifika behov och önskemål hos kunden under försäljningsprocessen. När kunden formellt är kund till företaget läggs ytterligare detaljer till kundprofilen, vilket gör det lättare för företaget att bygga en lång och varaktig relation med varje kund.
En grundläggande kundprofil, eftersom den hänför sig till att rikta in sig på ett specifikt företag som kund, kommer att innehålla viktig information om företagets namn, adresser och kontaktinformation för företagets huvudkontor. En profil kommer också att innehålla namnen på nyckeltjänstemän och chefer, samt eventuella andra anställda som anses vara beslutsfattare. Profilen kommer ofta att innehålla uppgifter om kundens branschtyp, och åtminstone vissa uppgifter om företagets ekonomiska status. All denna information kan vara ovärderlig för säljare när de försöker hitta sätt att nå rätt personer inom en organisation, initiera kontakter, odla intresse och i slutändan tjäna den potentiella kundens affärer.
När den grundläggande relationen väl är etablerad med kunden utökas kundprofilen ofta till att inkludera annan information som är relevant för att upprätthålla och förbättra relationen mellan de två enheterna. Den exakta typen av data beror ofta på vilken typ av bransch som kunden är förknippad med, strukturen på kundens affärsverksamhet och den interna kultur som kunden upprätthåller. Till exempel kan säljaren hitta och behålla information om födelsedagarna för var och en av de större kontakterna inom kundföretaget och lägga till dessa uppgifter i kundprofilen, vilket gör det möjligt att känna igen dessa händelser på vilket sätt som bedöms lämpligt av kunden.
Ett av de bästa sätten att säkerställa att en kundprofil förblir ett värdefullt verktyg är att uppdatera informationen regelbundet. Detta innebär att säkra publicerad information om kundens nuvarande finansiella status, notera eventuella förändringar gällande ägande, nyckelpersoner och huvudkontakter, och hålla sig à jour med alla nya projekt, såsom lanseringen av en ny produktlinje, som kunden förbereder att initiera. Data av denna typ ökar chanserna att förutse kundbehov, odla rapport med nya medlemmar i organisationen i tid och möjligen förbättra den övergripande relation som redan finns mellan kund och leverantör.