Även känd som en kreditnota eller en kreditnota, är en kreditnota ett dokument som utfärdas av en säljare eller leverantör till en kund. Dokumentet används vanligtvis för att ge någon form av rabatt på prissättningen som normalt utvidgas till kunden, antingen genom att godkänna en kontantrabatt till den kunden eller genom att subtrahera det rabatterade beloppet från saldot på transaktioner som ännu inte har fakturerats till kunden. Rabatten kan vara i form av en procentsats av dessa avgifter eller ett verkligt belopp i dollar, beroende på riktlinjerna och procedurerna för den enhet som utfärdar kreditnotan.
En kreditnota används ibland som ett internt dokument för att behandla rabatter som ges till en kund som en del av en reklamkampanj. Till exempel kan säljaren förlänga en kampanj som ger specifika kunder 5 % rabatt på de kommande tre beställningarna. När dessa beställningar görs genereras en kreditnota för var och en av dessa beställningar, som återspeglar standardpriset som tillämpas på de beställda artiklarna. Det totala beloppet som ska betalas på beställningen reduceras sedan med 5 %, varvid både den ursprungliga och den justerade summan framgår av beställningsfakturan. Vanligtvis dokumenteras också orsaken till krediteringen på både notan och fakturan. Detta tillvägagångssätt låter kunden se hur mycket som faktiskt sparats på just den beställningen.
Det finns situationer där en kreditnota används för att kompensera kunder för någon form av besvär som uppstår när de använder ett visst företags tjänster. Ett telekonferensföretag kan till exempel välja att utfärda en kreditnota på fakturan för ett specifikt konferenssamtal när kvaliteten på den telefonkonferensen försämras av faktorer som har sitt ursprung i företaget som tillhandahåller tjänsten. I det här scenariot kommer konferensleverantören att utfärda en kreditnota eller memo som effektivt skriver av en del eller till och med alla avgifter som är förknippade med samtalet. En faktura för samtalet skrivs fortfarande ut, men återspeglar både de ursprungliga avgifterna och kreditbeloppet, tillsammans med det justerade saldot. Här är målet att försöka reparera skadan som orsakats av den sämre service som kunden fått, vilket motiverar kunden att ge telekonferensleverantören ett nytt försök.
Användning av en kreditnota är också viktig för den interna redovisningsprocessen. Genom att dokumentera eventuella rabatter som utfärdas för något ändamål är det möjligt för företag att avgöra hur mycket intäkter som går förlorade varje period till följd av dessa krediter. Detta kan vara särskilt viktigt eftersom företag kan spåra inte bara summan utan också orsakerna till krediterna. Skulle en analys av kreditnotaaktiviteten under en period indikera att ett återkommande servicefel står för en betydande del av de krediter som utfärdats, kan åtgärder vidtas för att rätta till ärendet, vilket i slutändan sparar verksamheten en betydande summa pengar.