En kreditkortshanteringstjänst är ett företag som behandlar kreditkortstransaktioner för detaljhandeln, grossisthandeln, telefon-/postorderhandeln och internethandeln. När ett kreditkort körs går det via en kreditkortshanteringstjänst, inte direkt till företaget som utfärdar till kortet. Tjänsten hanterar de flera steg som är involverade i kreditkortshantering i utbyte mot en avgift, vanligtvis bedömd som en procentandel av varje transaktion. För företag som vill kunna acceptera kreditkort är det avgörande att hitta en kreditkortshanteringstjänst att arbeta med.
I många fall erbjuder en bank kreditkortshanteringstjänster. När det gäller ett litet företag kan det ofta ge besparingar att arbeta direkt med en bank. Vanligtvis behandlar ett företag kreditkort genom banken det använder, och koncentrerar all sin ekonomi till ett företag. Ett företag kan också välja att gå igenom en fristående kreditkortshanteringstjänst som inte är ansluten till deras bank.
I båda fallen kommer företaget och kreditkortshanteringstjänsten överens om ett kontrakt. Kontraktet anger avgiften för varje kreditkortstransaktion, tillsammans med vilka kreditkort som företaget kommer att kunna acceptera. Företaget kan tillhandahålla kreditkortsterminaler till sina kunder, antingen gratis eller en liten leasingavgift. I andra fall måste företaget köpa de kreditkortsterminaler som det kommer att behöva för att behandla kreditkort. När all utrustning har ställts in kan företaget börja acceptera kreditkort och köra dem genom kreditkortshanteringstjänsten, som hanterar detaljerna om transaktionen bakom kulisserna.
När ett kreditkort dras genom en terminal, kommunicerar terminalen med kreditkortshanteringstjänsten, som avgör om kreditkortet är giltigt eller inte och om kunden har tillräckligt med kredit för att betala för transaktionen. Om transaktionen godkänns indikerar terminalen detta och skriver ut kvitton för verksamhet och kund. I ett företag som använder omedelbar verifiering överförs pengarna omedelbart från kundens konto till kreditkortsföretaget, som senare sätter in pengarna på kundens konto. Vid batchbearbetning körs alla transaktioner samtidigt i slutet av dagen när kreditkortsterminalen är ”batchad ut”.
Om det finns ett problem med kortet skickar kreditkortshanteringstjänsten ett felmeddelande till terminalen. Vanliga fel inkluderar avslag och stulna kortflaggor. För att lösa problemet kan företaget be kunden om ett annat kreditkort eller ringa det utfärdande företaget för mer information. Den momentana kommunikationen är en typ av bedrägeriskydd som säkerställer att både företag och konsumenter skyddas från bedrägliga transaktioner till följd av stulna eller falska kreditkort.