I takt med att användningen av elektronisk kommunikation har blivit vanligare för företag av alla storlekar, har också behovet av att skapa och bemanna IT-avdelningar i alla företag som använder telefoni och internetenheter för att bedriva verksamhet ökat. Här är lite grundläggande information om IT-avdelningen, och hur den kan fungera som både en kreativ och praktisk del av all verksamhet.
Informationsteknologi handlar om att möjliggöra de mest effektiva och kompetenta formerna av elektronisk kommunikation. Dessa kommunikationer kan komma i form av telefoni, såsom punkt-till-punkt telefonsamtal eller ljudkonferenssamtal. De kan också tillhandahållas som video- och webbkonferenser, intern kommunikation såsom vanliga nätverksenheter eller serveråtkomst, och externa enheter såsom elektronisk post som skickas via en säker server. Uppenbarligen måste det finnas någon inom organisationen som förstår hur dessa kommunikationsformer fungerar och kan se till att de alltid fungerar som de ska. Det är här konceptet med en IT-avdelning kommer in i bilden.
I grund och botten är IT-avdelningen en samling personer som är experter när det gäller elektronisk kommunikation av alla slag. Utöver att förstå vilka former av elektronisk data-, bild- och ljudkommunikation som finns, kommer IT-avdelningen att kunna utvärdera tillgängliga tjänster och avgöra vilka tjänster och leverantörer som kan tillhandahålla den bästa utrustningen och servicestödet för företaget. Tillsammans med beslut om vilken utrustning som ska användas och vilka leverantörer som ska arbeta med, kommer IT-avdelningen också att övervaka den dagliga driften av alla elektroniska kommunikationsenheter inom företaget.
Tillsyn över all utrustning skulle inkludera konfigurering av nätverksåtkomst, installation och ändringar av befintliga arbetsstationer och tilldelning av åtkomsträttigheter på olika nivåer till nyckelpersoner inom företaget. Den behöriga IT-tekniken skulle också se till att det finns en fungerande säkerhetskopia av katastrofåterställning i händelse av att någon del av nätverket skulle råka misslyckas. De bästa teamen på IT-avdelningen förstår vikten av nätverksredundans för företagets fortsatta sunda verksamhet.
I många företag kommer det slutgiltiga beslutet med val av konferenssamtalsleverantörer, webbhotell, val av primära och backupservrar, och till och med valet av en lokal och långdistanstelefontjänstleverantör, ligga inom IT-avdelningen. Med ett öga på att se till att företaget har de bästa kommunikationsresurserna till hands som det har råd med är IT-avdelningen mycket mer än bara en grupp människor som dyker upp när din dator kraschar. IT-avdelningen spelar en värdefull roll för att göra alla andra avdelningar produktiva och framgångsrika i sina ansträngningar.