En inkassoperiod avser hur lång tid det tar för en säljare att driva in en skuld. De flesta dagliga transaktioner, till exempel på en bensinstation eller livsmedelsbutik, görs med en insamlingsperiod som ”förfaller vid mottagandet”. Det innebär att ett köp betalas samtidigt som köpet görs. I vissa branscher är det dock vanligt att en kund faktureras för redan mottagen produkt. Kunden har vanligtvis allt från 1-30 dagar på sig att betala en faktura, men förhandlingar kan göras för att betala en faktura under en period av månader eller till och med år.
När man köper ett par skor på till exempel ett varuhus växlas kontanter eller krediter på plats för att köpet ska kunna genomföras. Detta är ofta inte samma sak vid inköp mellan företag, där det är vanligt att säljaren fakturerar kunden för redan mottagna varor. Den tid det tar för kunden att betala fakturan kallas inkassoperiod.
En säljare kan ange villkoren för en faktura som genereras för ett företag. Dessa villkor anges som ”Netto 30” eller ”Netto 45” vilket innebär att fakturan förfaller inom 30 eller 45 dagar. Detta betyder dock inte att kunden definitivt kommer att betala fakturan under den tidsperioden. Många kunder sträcker ut betalningen av fakturor i 60-90 dagar eller mer. Det är upp till säljaren att bestämma om kunden betalar en vite för sen betalning eller om ytterligare kredit kan skjutas in tills alla fakturor är aktuella.
Hanteringen av kassaflödet under insamlingsperioden är avgörande för den övergripande framgångsrika driften av alla företag. När en tillverkare behandlar en beställning måste den betala för varukostnaden antingen i förskott eller på fakturerat konto. Sedan måste varorna bearbetas och skickas till kunden. Under tiden ska betalning till den ursprungliga leverantören medan kunden ännu inte har betalat för varorna. Därför behöver tillverkare kapital i reserv för att kunna betala fakturor i tid i väntan på en eventuell betalning från kunden.
För att minska längden på en insamlingsperiod kan en säljare använda ett incitament för att uppmuntra snabbare betalning. Detta kallas en prompt lön rabatt. En säljare kan erbjuda 2 % rabatt om fakturan betalas inom t.ex. 10 dagar. Villkoren för en sådan faktura skulle till exempel vara ”2% 10 dagar netto 30”, vilket innebär att det finns en rabatt på 2% om fakturan betalas inom 10 dagar, och saldot förfaller till betalning inom 30 dagar från datumet för en sådan faktura. fakturan.
Inkassoföretag kan också anlitas för att minska längden på inkassoperioden. En inkasserare kommer att närma sig listan över personer som är skyldiga ett företag pengar och försöka driva in dessa skulder på ett snabbt sätt. En inkasserare tar dock ut en avgift för tjänsten, vanligtvis en procentandel av det inkasserade beloppet.