I allmänhet är en inköpsorder ett formulär som begär att en vara ska köpas. Dessa beställningar används ofta av större företag och organisationer för att hantera inköp och kostnader. En central bearbetningsavdelning, ofta kallad inköpsavdelning, utvärderar vanligtvis beställningarna och bestämmer var de ska hämtas ifrån. När detta väl har bestämts, omvandlas inköpsrekvisitionsordern i allmänhet till en inköpsorder för att anskaffa de artiklar som efterfrågas från en leverantör.
Inköpsrekvisitionsorder kommer ofta som pappersformulär eller onlinedokument. I båda fallen kräver formulären samma typer av information, såsom beställarens namn och avdelning, eventuella tillämpliga kontonummer, artikelnummer och beskrivningar av de begärda artiklarna och alla föreslagna leverantörer att köpa produkterna från. Om de är online kan formulären skickas in elektroniskt via speciell rekvisitionsprogramvara, eller så kan de behöva skrivas ut och vidarebefordras som traditionella pappersformulär.
Vanligtvis börjar inköpsprocessen på individ- eller avdelningsnivå. Om en anställd till exempel behöver en ny bärbar dator kan han eller hon bli skyldig att lämna in en inköpsorder för den. Vid individuella beställningar som detta måste blanketten ofta först godkännas av en chef eller avdelningschef innan den skickas vidare till en centraliserad inköpsavdelning för vidare utvärdering.
När en inköpsorder kommer till en inköpsavdelning utvärderas den ofta för att se om varan verkligen behövs och om det finns pengar avsatta för det. Om dessa villkor är uppfyllda kommer inköpsavdelningen i allmänhet att bestämma var varan ska hämtas från, med hjälp av en lista över betrodda leverantörer. Vid dyra inköp kan de söka bud från flera leverantörer för att hitta de mest konkurrenskraftiga villkoren. Företräde kan ges till vilken leverantör som helst som nämns på rekvisitionsformuläret, även om vissa inköpsavdelningar har befogenhet att fatta det slutliga inköpsbeslutet baserat på vad som är bäst för organisationen. När de sista detaljerna har godkänts utfärdas vanligtvis en inköpsorder för att slutföra transaktionen med den valda leverantören.
I sig själv har en inköpsorder ofta ingen officiell köpkraft. Det är vanligtvis den slutliga inköpsordern som utgör ett kontrakt mellan företaget och säljaren. Vissa organisationer kan dock använda inköpsrekvisitionsorder omväxlande med inköpsorder. I dessa fall kan inköpsrekvisitionsordern användas direkt med leverantören som ett kontrakt för att köpa en viss vara, utan att någon sekundär inköpsorder krävs.