En upphandlingsavdelning är en avdelning eller sektion som har ansvaret för att skaffa de nödvändiga varor och tjänster som krävs för att driva ett företag eller en kommun. För att uppfylla detta ansvar ges divisionen vanligtvis behörighet att förhandla leverantörskontrakt, begränsa inköpsbelopp och generera inköpsorder för att matcha godkända rekvisitioner. En inköpsavdelning kan också vara auktoriserad att utfärda förfrågningar om förslag (RFP) för att identifiera de bästa leverantörerna för en viss vara eller tjänst. Tack vare modern kommunikation finns det ett antal utmärkta e-upphandlingssystem som kan underlätta en uppdelning i den dagliga funktionen att beställa, spåra och ta emot dessa varor och tjänster.
En av de främsta fördelarna med en upphandlingsdivision är att centraliseringen av förvärvsfunktionen gör det möjligt att standardisera inköpsrutinerna. Detta kan ofta leda till bättre kontroll av redovisningsprocessen, eftersom all beställning sker via ett centralt organ, snarare än att varje avdelning eller division i verksamheten eller annan enhet beställer varor och tjänster på egen hand. Med upphandling som sker genom en pipeline är det mycket lättare att hålla reda på utgifterna och hålla dem inom rimliga gränser.
En annan fördel för inköpsdivisionen är möjligheten att göra volyminköp på artiklar som behövs på flera avdelningar. Till exempel kan inköpssystem som kan spåra användningen av kontorsmateriel på alla avdelningar hjälpa till att avgöra hur många buntar papper som behövs för att hålla verksamheten i drift inom en given tidsram. Med hjälp av dessa uppgifter kan individer som ägnar sig åt inköpsupphandling vanligtvis befalla ett lägre enhetspris genom att lägga en enda stor order hos en leverantör, vilket sparar företaget pengar. Detta skulle vara svårt att åstadkomma utan någon form av central inköpsprocess.
Det är inte ovanligt att en upphandlingsavdelning också bjuder in leverantörer att delta i en anbudsprocess för företagets verksamhet. Det innebär att divisionen har möjlighet att initiera och övervaka upphandlingskontrakt som låser specialpriser för olika varor och tjänster, åtminstone under en given tidsperiod. Divisionen kan använda denna modell som en del av förnödenheterupphandling, eller till och med byggupphandling om företaget eller kommunen är engagerad i ett byggprojekt.
I allmänhet är upphandlingsprogram strukturerade för att fungera med integritet och ärlighet. Det finns normalt en rad kontroller och balanser inbyggda i systemet för att göra det svårare att kringgå etablerade rutiner, eller för att personer som arbetar inom divisionen ska få särskild ersättning i utbyte mot ett säljarkontrakt. Som med alla avdelningar eller divisioner som sysslar med ekonomi av alla slag, revideras en upphandlingsavdelning regelbundet, normalt minst en gång om året. Detta hjälper till att säkerställa att procedurer följs och att alla transaktioner genomförs på ett sätt som är både lagligt och etiskt.