En icke-operativ kostnad är en kostnad som, även om den är relaterad till en verksamhet, inte är förknippad med de primära mål som verksamheten har. Det kan vara för antingen ett material eller en tjänst, och är ofta inriktat på nedskärningar före kärnverksamhetskostnader när ett företag har ekonomiska svårigheter, helt enkelt för att en nedskärning av kärnverksamhetskostnaderna har en så drastisk inverkan på företagets förmåga att behålla kvalitet och produktion hög.
En av de vanligaste anledningarna till att revisorer ägnar så stor uppmärksamhet åt varje icke-driftsutgift är att, trots att drifts- och icke-driftskostnader är tekniskt åtskilda i en affärsbudget, måste en person utvärdera båda typerna av utgifter för att få en verkligt korrekt bild av företagets ekonomiska situation. Anta till exempel att ett företag producerade ”Produkt X.” Om företagets intäkter från ”Produkt X”-försäljningen översteg vad det kostade att göra ”Produkt X”, så skulle företaget se ut att vara i gott ekonomiskt skick. Vid denna tidpunkt har företaget ännu inte hanterat alla icke-driftskostnader det har. Om dessa utgifter är tillräckligt höga kan företaget faktiskt hamna ”i minus” med skulder.
Som exempel kan nämnas vanliga icke-affärsmässiga utgifter som räntor som företaget måste betala på lån, förlust vid försäljning av företagets fastigheter inklusive värdepapper, omstruktureringskostnader och valutaväxlingsavgifter som icke-driftskostnader. Försäkring anses också vara en icke-driftskostnad, liksom underhåll och bidrag till personalförmåner. En annan vanlig icke-driftskostnad är städning.
Det är viktigt att förstå att det som är en icke-driftskostnad i ett företag inte nödvändigtvis är en icke-driftskostnad i en annan verksamhet. När man tittar på icke-operativa utgifter måste revisorer alltid titta på utgifterna under linsen av företagets mål. Till exempel, om ett företag hade som mål att producera bilar, skulle tillbehör som företagstelefoner vara icke-driftskostnader, inte driftskostnader, eftersom telefoner inte direkt knyter an till förnödenheter eller produktionslinje för fordonen. Om företaget hade som mål att skaffa donationer via telefonförfrågan, skulle företagets telefoner kunna betraktas som en driftskostnad.
Precis som med driftskostnader måste företag hålla reda på sina icke-operativa utgifter för att etablera och hålla sig till en fungerande budget. Finansavdelningar försöker vanligtvis minska från icke-operativa utgifter innan de går vidare till att sänka driftskostnaderna. Att göra detta gör inte nödvändigtvis anställda glada, till exempel om företaget minskar personalförmånerna. Det påverkar inte företagets förmåga att producera en bra, högkvalitativ vara eller tjänst, men – 10 anställda utan förmåner kan producera ”Produkt X” med eller utan förmåner, till exempel, så länge de har tillräckliga förnödenheter och kunskap. Som ett resultat är konsumenten ofta inte medveten om nedskärningar förrän budgetyxan når kärnverksamheten.