En funktionell process är den lägsta delen av ett företags funktionsområde, vilket kan vara en affärsavdelning som redovisning, produktion eller försäljning och marknadsföring. En process representerar helt enkelt hur en individ slutför en specifik uppgift. Till exempel, i leverantörsreskontra – vilket är en funktionell aktivitet inom det funktionella området – kan den funktionella processen vara att matcha leverantörsfakturor med mottagande av biljetter och sedan inköpsorder. Först efter att processen är klar kommer en redovisningsansvarig att godkänna betalningen till leverantören. I grund och botten har ett företag ingen ände på mängden processer i affärsverksamheten, och varje avdelning är beroende av en viss mängd för att korrekt slutföra tjänster, aktiviteter och uppgifter som leder till vinst.
Företag granskar vanligtvis varje aktivitet någon gång för att säkerställa att den funktionella processen tjänar företaget på bästa möjliga sätt. Dessa granskningar kan resultera i förändringar i processen som både förbättrar den och hur ett företag gör affärer. Ingen process undanhålls vanligtvis från granskningsprocessen. Tillägget av ett nytt företag, chef eller ägare kan utlösa denna granskningsprocess. I vissa fall kan ett företag försöka reducera processer för att effektivisera en fungerande verksamhet och avdelning. Denna förändring kan också leda till att ett företag blir mer lönsamt eftersom det minskar kostnaderna.
I vissa fall är det möjligt att dela upp en funktionell process i två individuella delar: funktionell eller process. Att skapa ett företag baserat på funktionella koncept letar ofta efter utvecklingar baserade på kompetens eller effektiva aktiviteter och sådana som är lätta att mäta och förstå. Nackdelen med en fungerande arbetsplats kan vara bristen på direkt ledning inom vissa områden, svårigheter att förändra en process och oförmågan att göra optimala val. Ett företag måste ta ställning till om en funktionell process är bäst för dess verksamhet. Det finns ingen enskild aktivitet som kommer att fungera med full effektivitet 100 procent av tiden.
En affärsmiljö i processstil fokuserar på externt tänkande, minskad interaktion mellan avdelningar och ansvar från början till slut. I de flesta fall skapar denna affärsmiljö en mycket segmenterad arbetsplats. Även om den inte är helt illa, kan denna process resultera i fragmenterade avdelningar, komplexa processer, färre kontroller och avvägningar eller en förlust av stordriftsfördelar. Företag måste arbeta ganska hårt för att övervinna denna extrema segmentering. Underlåtenhet att göra det kan resultera i mindre kommunikation på arbetsplatsen.