En anställd får ett flexibelt utgiftskonto (FSA) ersättning via ett arbetsgivarsponsrat utgiftskonto. För att få ersättningen måste personen ha samlat på sig kvalificerade kostnader för medicinsk eller beroende vård, enligt US Internal Revenue Service (IRS) regler. I allmänhet erbjuder arbetsgivare två typer av flexibla utgiftskonton, och anställda måste registrera sig i båda programmen för att få täckning under ett givet år. En anställd kan få en ersättning från FSA genom att till arbetsgivaren lämna in ett skriftligt bevis på betalda kostnader.
För att kvalificera sig för en FSA-ersättning måste den anställde ”välja” årligen att delta i en arbetsgivarsponsrad FSA. FSA, som kommer som en del av de flesta förmånspaket som erbjuds av vissa företag varje år, är ett utgiftskonto som gör att den anställde kan avsätta en viss summa pengar skattefritt. Medlen till FSA dras vanligtvis från den anställdes lön. Hälsovården och ett beroendevårdsalternativ är två FSA-typer.
Ett flexibelt utgiftskonto för hälsovård kan användas för att betala för delbetalningar för sjukförsäkringar och receptbelagda läkemedel bland andra utgifter. En beroendevård FSA kan användas för till exempel barn- eller äldreomsorgskostnader. De maximala utgiftsbeloppen kan variera beroende på arbetsgivaren, typen av FSA och planåret. Alla pengar som placerats in i FSA måste användas i slutet av året, annars är de förverkade, även kallad ”använd-det-eller-förlora-det”-regeln.
Förutom egenavgifter och receptbelagda läkemedel inkluderar hälsorelaterade utgifter som är berättigade till en FSA-ersättning försäkringsavdrag, tandvårds- och synkostnader samt psykiatriska och kiropraktiska tjänster. Kostnader som är berättigade under en beroendevård FSA inkluderar dagis eller andra tjänster för barn under 13 år. Andra tillåtna utgifter inkluderar de för funktionshindrade eller sjuka anhöriga som inte kan ta hand om sig själva. Den behöriga personen ska också vara i arbetstagarens bostad minst åtta timmar om dagen.
En anställd måste lämna in ett krav till arbetsgivaren för att få en FSA-ersättning för utgifter för hälso- eller beroendevård. För att få en FSA-ersättning enligt hälsovårdsalternativet måste den anställde tillhandahålla ett skriftligt utlåtande från en tredje part som visar utgiftsbeloppet, bevis på att det har betalats ur fickan och att beloppet inte redan har återbetalats. Till exempel kan ett betalningskvitto eller en läkarräkning lämnas in som en del av en skadeanmälan. Den anställde kan också behöva underteckna ett uttalande som intygar att utgiften inte är berättigad till ersättning under någon annan täckning.
För att få ersättning för en beroendevård FSA måste den anställde också ge arbetsgivaren ett skriftligt utlåtande som noterar utgiftsbeloppet och betalningsbevis. Kostnaden får inte tidigare ha ersatts eller vara berättigad till ersättning enligt en annan plan. Ett exempel på bevis är en faktura från en dagvårdare. FSA:s ersättningsbelopp varierar beroende på de utgifter som den anställde har haft under planåret.