En förslagsutvärdering är en process i fem steg som används för att ge en balanserad, opartisk granskning av ett formellt affärsförslag. Denna typ av process finns oftast i inköps- eller kontraktshanteringsavdelningar hos stora organisationer eller företag. Det primära syftet med en förslagsutvärdering är att säkerställa att en rättvis och transparent process används för att välja det vinnande bidraget. Detta är mycket viktigt, eftersom förslag ofta krävs för dyra projekt eller utgifter.
De fem stegen som används i förslagsutvärderingen är: bilda ett team för att granska inlämningar, se till att inlämningskraven följs, granska svaren mot detaljerna i förfrågningsunderlaget, tilldela en vikt åt varje kategori och betygsätta varje inlämning. Förslaget med högst poäng är den framgångsrika anbudsgivaren. När urvalet är gjort informeras alla företag som lämnat ett förslag om resultatet. Misslyckade företag har rätt att lämna in en stämningsansökan om de anser att processen var partisk eller bröt mot avtalslagstiftningen.
Det första steget i en process för utvärdering av förslag är att bilda ett internt team som kommer att ansvara för att granska inlämningar. Medlemskap i teamet bör baseras på expertis i den relevanta processen, relaterad erfarenhet och en fast förståelse för upphandlingsprocessen. I vissa organisationer är detta team involverat i att skapa en begäran om förslag (RFP) eller förfrågningsunderlag som distribueras till potentiella leverantörer. Andra företag kan besluta att två separata team tar bort möjligheten för intressekonflikter och störningar i det slutliga urvalet.
Vanligtvis granskar en inköpsansvarig eller RFP-samordnare alla bidrag för att säkerställa fullständig överensstämmelse med alla krav. Detta är en ren administrativ kontroll för att säkerställa att alla anbud mottogs innan deadline, eventuell betalning har behandlats och att inga sidor eller dokument saknas. När denna kontroll är klar, görs kopior av förslagen för varje medlem i utvärderingsgruppen.
Teammedlemmarna börjar på det nya stadiet av förslagsutvärderingen genom att granska varje enskilt svar och jämföra det med anbudsförfrågan eller specifikationsdokumentet. Syftet med granskningen är att avgöra om förslaget tar upp alla punkter i anbudsförfrågan. Saker som saknas rapporteras ibland till RFP-samordnaren som följer upp med företaget för att kontrollera om utelämnandet är ett skrivfel, men i många fall görs ingen uppföljning.
Beroende på lagets struktur tilldelas en vikt till varje sektion av RFP. Vissa företag fattar dessa beslut som en grupp, och andra låter varje gruppmedlem göra en oberoende bedömning. Den totala vikten måste läggas till 100, och kategorierna måste baseras på de faktiska RFP-kraven. Även om vissa företag lägger vikt vid kvaliteten på själva inlämningen, gör många det inte, eftersom detta i huvudsak ger poäng för att lämna in ett förslag.
Det sista steget i förslagsutvärderingen är att ge ett poäng. Varje gruppmedlem fattar ett oberoende beslut och skickar sitt styrkort till RFP-koordinatorn, som sedan summerar svaren och avgör det framgångsrika förslaget. Hela denna process bör vara transparent och försvarbar i en domstol som opartisk och rättvis.