Försäkringskostnaden representerar en betalning för en försäkringspremie hänförlig till en affärspolicy. Många typer av försäkringar är vanliga i näringslivet. Allmänt ansvar, chefslivförsäkringar, byggnader, utrustning och andra typer är tillgängliga för företag. Försäkringskostnaden har ett normalt debetsaldo, eftersom det är ett utgiftskonto. Företag kommer vanligtvis att debitera utgifterna och kreditera kontanter varje gång de betalar sin försäkringspremie. Företag kan också ha förbetald försäkring, vilket uppstår när de betalar en försäkring i sin helhet.
Förutbetald försäkring är en omsättningstillgång som redovisas i ett företags balansräkning. När ett företag köper en försäkring i sin helhet – till exempel 12 månader – kommer det att debitera det förbetalda försäkringskontot och kreditera företagets kassakonto. Detta återspeglar att en del av försäkringen har återstående nyttjandeperiod. Korrekt rapportering kräver att företagen listar försäkringen som en tillgång och kostnad för varje del som betalas under försäkringens livstid. Försäkringskostnaden är återigen det månatliga premievärdet som kostnadsförs mot försäkringen.
Journalanteckningen för förbetald försäkring liknar standardposten för försäkringskostnad. När revisorn redovisar kostnaden för en förbetald försäkring, debiterar revisorer ett utgiftskonto och krediterar förskottsbetald försäkring. Företag kommer att redovisa försäkringskostnader varje månad med hjälp av denna process, vilket skapar ett jämnt flöde av utgifter och nettointäkter. Denna post är vanligast för de företag som använder periodiserad redovisning.
Omsättningstillgångar representerar poster som ett företag förväntar sig att använda under de kommande 12 månaderna. De är ofta de mest likvida tillgångarna ett företag äger, vilket innebär att företaget snabbt kan omvandla tillgångarna till kontanter. Vanliga omsättningstillgångar inkluderar kontanter, kundfordringar, lager och förutbetalda kostnader. Försäkringar är ofta en av de vanligaste förutbetalda utgifterna. Företag kommer att köpa en försäkring som en del av sina riskhanteringsplaner och förväntar sig ett framtida behov av kontanter i händelse av en olycklig händelse.
Företag kan ha flera försäkringskonton. Detta ger klarhet i det belopp som kostnadsförs varje månad för varje försäkring, det vill säga allmänt ansvar eller fordon. Intressenter föredrar ofta att se dessa utgifter separata så att de kan avgöra hur mycket varje försäkring erbjuder för oplanerade händelser. Även om flera utgiftskonton kan finnas, får företag bara använda ett förbetalt försäkringstillgångskonto. Det är möjligt att använda ett tillgångskonto, eftersom varje förbetald försäkring är en tillgång och sällan behöver separeras i företagets huvudbok för att fastställa värdet på varje försäkring.