En formell organisation är en grupp där medlemmarnas verksamhet samordnas och kontrolleras. Sådana grupper har minst två personer inblandade, men det finns ingen övre gräns. Sådana organisationer införlivar vanliga metoder och system. De är komplicerade nätverk. Företag är ett bra exempel på formella organisationer, men välgörenhetsorganisationer, statliga myndigheter och icke-statliga organisationer är också formella organisationer.
De skiljer sig från informella organisationer i sin struktur. Informella organisationer är mer flytande och utvecklas naturligt, medan formella organisationer är mer stela. Medlemmar i informella organisationer förs samman genom gemensamma mål, övertygelser eller behov. Alla formella organisationer innehåller till viss del informella element som sociala grupper och deras medlemmars personliga önskemål och ambitioner.
Syftet med en formell organisation är att säkerställa dess överlevnad. Genom att organisera företaget förväntar sig ledare eller ägare att företaget eller gruppen ska uppnå sina mål och mål. Genom detta hoppas de att organisationen blir en framgång. På en lägre nivå möjliggör det för personalen att veta sin plats, att det finns en arbetsfördelning och att aktiviteterna samordnas inom organisationen.
Strukturer inom en formell organisation tenderar att vara godtyckliga. Det innebär att företagets högsta ledning har beslutat hur strukturen ska vara. Den form och mekanismer som företaget använder beror på hur företaget utvecklats och ledningsfilosofi. Vissa företag utvecklas naturligt när de växer, medan andra är planerade från början. Planerade företag tenderar att ha bättre strukturer än de som utvecklas.
Den främsta fördelen med en formaliserad struktur är den säkerhet och trygghet den ger anställda och ledning. Alla inom organisationen vet sin plats, sin roll och vem de ska rapportera till. Organisationen skapar en kommandokedja för den högsta ledningen och delar sedan upp företaget i avdelningar. Dessa avdelningar har i sin tur sina egna kommandokedjor.
Formella regler och förordningar skyddar subjektiva intressen. För det första anpassar de organisationen till nationella och lokala regler och förordningar. De anger sedan ett företags uppförandekod och formella förväntningar. De definierar rutiner för alla tänkbara delar av företagets praxis. De anger också konsekvenserna om förfaranden inte skulle följas.
Den formella organisationsstrukturen definierar också företagets interna kommunikationssystem. Detta reglerar hur varje nivå i organisationen interagerar med den ovanför och den under. De är utformade för att tillåta information att flöda både upp och ner i företagets kommandokedja. Företag tillåter ofta speciella kommunikationskanaler för att direkt länka den högsta ledningen med företagets nedre steg.
Den här typen av organisationer försöker också reglera sig själv. Känd som tillsyn, anger organisationen hur medlemmar och aktiviteter granskas och analyseras för att förbättra prestanda. Detta inkluderar affärspraxis som övervakning, utbildning och riskhantering.