En företagssekreterare är en affärsman som hanterar ett antal viktiga uppgifter i ett företags pågående liv. Även om det finns en viss uppfattning om att sekreteraren snarare är en vårdnadshavare som fungerar som en adjungerad till andra bolagsmän, är bolagssekreterarens roll ofta bred och innebär ett behov av att utöva betydande auktoritet i ett brett spektrum av uppgifter. En effektiv sekreterare kan göra en enorm skillnad i ett företags övergripande välbefinnande, antingen sporra verksamheten framåt eller förlama verksamheten så att den misslyckas.
I många fall definieras en företagssekreterares ansvarsområden i företagsordningen. Beroende på typen av företag kan dessa ansvarsområden vara mycket specifika, eller så kan sekreteraren ges breda befogenheter som kan användas i ett antal situationer. Bestämmelserna i stadgarna måste överensstämma med alla statliga stadgar som gäller för själva bolagiseringen av verksamheten, en faktor som ofta kommer att påverka både omfattningen av sekreterarens uppgifter och hur dessa uppgifter måste utföras för att uppfylla gällande lagar. standarder.
Ett kärnansvar för företagssekreteraren har att göra med att se till att företagets styrelse har tillgång till korrekt information och livskraftiga resurser som gör att den kan fungera på ett sätt som överensstämmer med statliga föreskrifter. Det innebär att sekreteraren ska vara uppdaterad i alla rättsfrågor som rör verksamhetens funktion. Det är inte ovanligt att en företagssekreterare är en advokat som har god status hos den lokala statliga advokaten, även om det sällan finns ett krav på att han eller hon måste vara en advokat. I situationer där sekreteraren inte är advokat, tillhandahåller företagsstrukturen normalt någon form av chefsjurist som sekreteraren kan samarbeta nära med och därmed hålla sig uppdaterad om tillämpliga lagar eller förordningar.
Inom ramen för detta kärnansvar kommer företagssekreteraren att övervaka aktiviteter som att se till att alla nya styrelseledamöter är utbildade om gällande regler och att meddela styrelsen när ändringar i statliga lagar äger rum som påverkar verksamhetens drift. I händelse av att ett samarbetspartnerskap eller till och med en eventuell fusionssituation uppstår är det ofta företagssekreteraren som har ansvaret för att arrangera mötena mellan alla beslutsfattare, inklusive att ordna med att investmentbankirer deltar i diskussionerna om förhandlingarna har nått en viss punkt. På en daglig basis kommer sekreteraren sannolikt att interagera med andra tjänstemän i företagsstrukturen för att se till att de hanterar sina ansvarsområden i enlighet med tillämpliga regler.
Det är inte ovanligt att företagssekreteraren har ett nära samarbete med verkställande direktören. Att bygga en stark kommunikationsbro med VD:n gör att företagssekreteraren kan förmedla viktig information om händelser eller trender som kan påverka verksamheten och initiera en strategi för att använda dessa trender eller händelser på ett sätt som är i företagets bästa. För att åstadkomma detta måste sekreteraren vara en kraftfull och kompetent kommunikatör, ha ett öga för detaljer och ha en grundlig förståelse för inte bara företagets operativa struktur utan även företagets uppdrag och mål och företagskulturen. som har utvecklats över tid.