En företagsinköpsorder (PO) är ett dokument som skickas av ett företag till en leverantör av produkter eller tjänster. Det står exakt vad som köps och till vilket pris. Efter att leverantören tagit emot och accepterat inköpsordern, fungerar den som ett kontrakt mellan företaget och leverantören. Företagens inköpsorder gör det tydligt mellan båda parter vad som förväntas och hur mycket det kommer att kosta.
Inköpsorder går längre än bara metoder för att lägga beställningar. I de flesta företag är inköpsordern det första steget i en redovisningsprocess. Utfärdande av en inköpsorder görs vanligtvis av ekonomiavdelningen och skapar leverantörsreskontraposten. Det skapar också en spårningsenhet för utestående beställningar. I företag som gör hundratals eller tusentals inköp varje månad blir detta en oumbärlig spårningsmekanism.
Ur säljarens perspektiv ger en företagsinköpsorder klarhet och en redovisningsmekanism. Mottagandet av en företagsinköpsorder ger inte bara säljaren ett skriftligt kontrakt med köparen, det blir också det första steget i att skapa en kundreskontraspår. Dessa inköpsorder är viktiga när man försöker få finansiering eller företagslån eftersom säljaren dokumenterar hur mycket pengar som kommer att flöda in i företaget och när de förväntas tas emot.
Typiska delar av en företagsinköpsorder inkluderar datum; ett PO-nummer; båda parters namn, adress och telefoninformation; och en beskrivning av varorna och tjänsterna med prissättning och totalsummor. För både köparen och säljaren blir PO-numret den huvudsakliga spårningsmekanismen för alla beställningar som görs mellan de två.
En variant av företagets inköpsorder är en stående order som skapar en order över en tidsperiod. Detta möjliggör kvantitetsrabatter för produkter eller tjänster som inte behöver levereras på en gång. Dessa typer av PO är vanligtvis för produkter eller tjänster som levereras regelbundet under loppet av ett år. Till exempel kan en inköpsorder utfärdas för månatlig leverans av papperstillbehör eller kvartalsvis underhåll av en luftkonditioneringsenhet.
För mindre företag kan det verka som överdrivet att skapa en inköpsorderprocess, men efter att den har utförts korrekt sparar det tid och pengar. Det ger köpare och säljare ett PO-nummer som gör det enkelt att spåra beställningar. Det skapar också ett juridiskt dokument mellan båda parter som garanterar köparen det pris som förhandlades fram och ger säljaren ett dokument som lagligen berättigar till de medel som är skyldiga.