En föredragen leverantör är en leverantör som har undersökts av ett företag och godkänts. När ett företag behöver tjänster, vänder det sig till dessa leverantörer först, vilket innebär att att vara på favoritlistan kan sätta ett företag i en stark position. Som en allmän regel är det bara riktigt stora företag och institutioner som använder föredragna leverantörer, och folk måste ansöka om att få komma in i det föredragna programmet.
Det finns flera egenskaper ett företag letar efter hos en föredragen leverantör. Rykte i branschen är verkligen viktigt, liksom frågor som prestanda i tid, rimliga kostnader och hög kvalitet på produkter och tjänster. Säljare måste också vara fullständigt licensierade, bundna och försäkrade, i tillämpliga fall, med gott om bevis på certifiering och erfarenhet inom området de är specialiserade på.
Affärsmetoder hos en leverantör kan också vara viktiga. Ett företag som vill främja hållbarhet, till exempel, kommer bara att använda leverantörer med kontrollerad miljöpraxis och ett bevisat engagemang för miljövård. På samma sätt kan ett religiöst företag föredra att använda leverantörer som delar dess religiösa övertygelse.
Många företag förväntar sig också vissa eftergifter från föredragna leverantörer. Genom att lägga till ett företag till en föredragen lista säger ett företag att detta företag kommer att vara dess första resurs för varor och tjänster, och att det inte kommer att leta någon annanstans om inte en leverantör inte kan tillhandahålla de tjänster som behövs. I gengäld kan ett företag begära rabatter från säljaren, och om annan särbehandling, eftersom företaget anser sig vara en mycket viktig kund.
Vissa företag ingår ett så kallat föredraget leverantörsavtal, ett avtal mellan en föredragen leverantör och företaget som är avsett att precisera villkoren för förhållandet. Att ha ett sådant kontrakt kan vara en mycket bra idé, eftersom det säkerställer att alla förstår vad förväntningarna är, och det kan lägga grunden för rättslig prövning om ett problem uppstår. Denna typ av kontrakt bör läsas noggrant av båda parter för att bekräfta att det inte finns några överraskningar i kontraktsvillkoren.
Inköpsavdelningen hanterar ofta relationer med föredragna leverantörer, och den har en leverantörslista som den distribuerar till andra avdelningar. När människor behöver något förväntas de se om en leverantör på den här listan tillhandahåller det innan de tittar på externa leverantörer.