Även känd som fondförvaltning, ”fondadministration” är en term som används för att beskriva de olika aktiviteterna som är förknippade med förvaltningen av de tillgångar som finns i någon typ av kollektivt investeringssystem. Fonden i fråga kan vara någon typ av värdepappersfond, en hedgefond, pensionsfond eller till och med en värdepappersfond. Beroende på fondens storlek och komplexitet kan en enda administratör eller förvaltare övervaka och utföra alla dessa aktiviteter, eller få hjälp av en personal.
Den exakta omfattningen av ansvar som går till fondadministrationen kommer att variera, baserat på detaljerna om hur fonden är organiserad, det underliggande syftet med fonden och de bestämmelser som förvaltaren måste följa i den dagliga förvaltningsprocessen. En röd tråd i de flesta exempel på fondförvaltning har att göra med att se till att de tillgångar som köps och innehas av fonden ger avkastning som ligger inom acceptabla intervall. Samtidigt ansvarar förvaltaren för att utbetalningar från fonden sker i enlighet med tillämpliga lagar och de grundande dokument som fastställt kollektiva investeringssystemet.
Mycket av processen för fondadministration har att göra med att utföra specifika uppgifter dagligen, veckovis eller månadsvis. Till exempel är fondens bokföring vanligtvis avstämd med dagliga rapporter om fondens innehav, tillsammans med en månatlig avstämning mot mäklarutdraget som utfärdas var XNUMX:e dag. Som en del av denna avstämning innebär administrationsprocessen att avveckla alla affärer som genomförts under affärsdagen, och även dokumentera eventuella utdelningar eller intressen som erhålls. Beräkning och schemaläggning av utbetalningar av utdelningar eller räntebetalningar till fondinvesterare kan göras veckovis, varannan vecka eller månadsvis.
Fondadministrationen innebär också att man utarbetar bokslutshandlingar som ger en korrekt bedömning av både intäkter och kostnader förknippade med fonden från början till slutet av perioden. Många fonder är strukturerade för att kräva att dessa rapporter ska fyllas i vid ett visst datum och göras tillgängliga för både fondmedlemmar och för lämpliga skattemyndigheter. När de årliga bokslutsrapporterna är klara kommer fondförvaltare att övervaka utarbetandet av skattedeklarationsformulär för lokala, statliga och federala myndigheter.
I händelse av att en fond måste upplösas av någon anledning kommer fondadministrationsprocessen att innebära att bokföringen stängs, fondens skulder regleras och slutliga utbetalningar betalas till fondinvesterare. Denna process måste slutföras i enlighet med de lagar och förordningar som införts av statliga myndigheter som övervakar investeringstransaktioner i landet där fonden är etablerad. Beroende på lokala lagar och fondens struktur kan processen ta bara några veckor eller ta ett år eller mer för att slutföra upplösningen.