Vad är en följesedel?

En följesedel är en typ av dokument som används i affärsverksamhet; det följer ofta med försändelser av varor, och specificerar vad som ingår i försändelsen. Följesedeln kan även innehålla information om vad som inte ingår i försändelsen, om varor beställts tillsammans, men vissa har inte kommit. Detta dokument används ofta som bevis för både kunden som accepterar leveransen, såväl som företaget som tillhandahåller varorna; den dokumenterar att varorna levererats och även att kunden accepterat dem. Det är viktigt för företag att föra goda register över dessa typer av dokument om det skulle uppstå några avvikelser.

Även om den specifika mallen för varje följesedel kan vara olika, innehåller de flesta företag liknande information om var och en. Detta inkluderar namn och adress till företaget som levererar varorna, samt namn och adress till företaget som tar emot dem. Det kan också innehålla radbeskrivningar för varje artikel som ingår i försändelsen, mängden av artiklarna och ibland prisinformation. Beställningsdatum samt leveransdatum ingår vanligtvis också. Den som tar emot försändelsen kan då ha möjlighet att inspektera försändelsen och kontrollera följesedeln för att säkerställa att de stämmer överens, sedan underteckna dokumentet; varje person kommer då att få en kopia för hans eller hennes register.

I dessa fall hjälper en följesedel till att skydda båda parter som är inblandade i transaktionen. Om lappen är undertecknad kan ingen komma tillbaka och säga att de inte fått leveransen, eller att försändelsen inte stämde. Detta är viktigt i affärer och är ett enkelt sätt att förhindra tvister som annars skulle kunna bli ganska kostsamma. Om vissa produkter beställdes, men inte ingick i försändelsen, nämns detta vanligtvis även på följesedeln, eventuellt med ett förväntat framtida leveransdatum.

För vissa företag är en följesedel synonymt med en faktura, och kunden som får detta dokument förväntas betala. Vissa kommer att kräva omedelbar betalning, medan andra tillåter framtida betalningar och fakturering. Detta är dock mindre vanligt och de flesta företag kommer att skicka fakturor eller räkningar separat för varor och tjänster. För företag som vill skapa sina egna följesedel för att skicka med försändelser, finns det många mallar tillgängliga gratis online som kan anpassas i många olika datorprogram, och sedan helt enkelt skrivas ut och kopieras för löpande användning.