En flexibel budgetavvikelse är skillnaden mellan det belopp ett företag planerar att spendera eller tjäna under en viss tidsperiod och det belopp som faktiskt spenderar eller tjänar. Variansen eller skillnaden kan antingen vara ett positivt tal, vilket innebär att kostnaderna överstiger budgeten eller intäkterna överträffade förväntningarna, eller ett negativt tal med kostnaderna lägre än förväntat eller intäkterna mindre än planerat. Chefer och investerare kan använda flexibel budgetvariation för att mäta resultatet för inte bara företaget utan också för olika chefer.
När ett företags eller en avdelnings faktiska prestation skiljer sig från vad som var planerat för en månad, kvartal eller till och med år, hjälper mätning av den flexibla budgetavvikelsen med att kontrollera kostnaderna. Att försöka tillämpa standarderna för den statiska budgeten fungerar inte om de förväntade kostnaderna eller intäkterna skiljer sig åt, vilket gör det omöjligt att utvärdera företagets lönsamhet eller prestation. Utan ett korrekt sätt att mäta prestation kan ledningen inte veta om korrigeringar i företaget eller en avdelnings agerande är nödvändiga.
För att en flexibel budgetavvikelse ska fungera måste ett företag först ha en statisk eller fast budget. Den statiska budgeten planerar för ett visst belopp av intäkter och ett visst belopp av utgifter, baserat på ledningens förutsägelser om marknadsförhållanden och företagets prestation. När man tittar på variansen använder förvaltare eller investerare fortfarande samma fasta kostnads- och inkomstvärden som fastställdes i den statiska budgeten. Om ett kostnads- eller inkomstvärde var variabelt i den statiska budgeten, måste den flexibla budgeten även använda variabla siffror för dessa kostnader eller inkomstvärden.
Skillnader i ett företags faktiska kostnader eller resultat jämfört med de som projicerades av en statisk budget ger värdefull information om prestanda. Till exempel kan ett företag tyckas tjäna mer pengar genom att sälja ett högre antal enheter under en månad eller kvartal än vad som ursprungligen förväntades i den statiska budgeten. En flexibel budgets avvikelse kan dock visa att det intjänade beloppet per enhet var lägre än beräknat, vilket möjligen leder till att företaget tjänade mindre nettointäkter på det högre antalet försäljningar.
Att utvärdera en enskild chefs prestation med hjälp av en flexibel budgetavvikelse fungerar bara bra om lämplig information används för utvärderingen. All budgetinformation, oavsett om den kommer från de statiska eller flexibla budgetarna, måste ligga under ansvaret för den chef som utvärderas. Ju högre chefsnivå eller auktoritet i ett företag är, desto fler av företagets totala budgetavvikelser bör användas för att mäta hans prestation.