En faxserver är mjukvara och hårdvara som gör att många användare kan skicka och ta emot dokument via ett centralt faxsystem. Faxprogramvaran körs på en dator som ofta är dedikerad till uppgiften att faxa. Dess hårdvara inkluderar ett eller flera faxmodem anslutna till telefonlinjer eller ett IP-nätverk (Internet Protocol). Faxservrar används för att sänka kostnaderna och förbättra effektiviteten av organisationer av alla slag. Vissa människor har byggt hela företag kring att debitera andra för att skicka, ta emot och lagra fax med hjälp av deras servrar.
Faxserverprogramvaran samlar in dokument som ska faxas från flera användare. Skickas ofta via e-post eller laddas upp via ett webbgränssnitt, de kan vara i ett av flera populära format. Oformaterad text, Portable Document Format (PDF) och vanliga ordbehandlingsprogram accepteras generellt. Vissa faxservrar tillåter också användare att mata ut dokument direkt till en virtuell skrivarenhet. Den här enheten överför sedan dokumenten till servern utan att faktiskt skriva ut dem.
När det väl mottagits av faxservern konverteras varje dokument till faxformat och ställs i kö för överföring. Ett av möjligen flera fristående eller kortbaserade faxmodem i serverdatorn sänder dokumentet. När det är klart kan ett meddelande om framgång eller misslyckande skickas via e-post, textmeddelande eller på annat sätt till den ursprungliga användaren.
En faxserver svarar också på inkommande faxsamtal och kan kontrollera dem mot en lista över kända ”skräp” faxavsändare. Dokument som tas emot av servern kan lagras i PDF eller andra vanliga format. Servern kan e-posta ett dokument direkt eller helt enkelt meddela en användare att det finns ett fax som väntar.
Jämfört med traditionell faxning erbjuder en faxserver många fördelar. Inga dokumentutskrifter behövs, vilket sparar papper och toner. Dokument sänds så snart ett faxmodem är ledigt, snarare än när någon har tid att faxa dem för hand. Mottagna dokument är tillgängliga omedelbart och endast av den avsedda mottagaren. Endast en faxserver behövs vanligtvis för en stor organisation, snarare än många enskilda faxmaskiner.
Pappersstopp och överhoppade sidor är inte längre problem med en faxserver. Fax kan lättare spåras och spelas in vid behov. För underhåll kan en IT-avdelning (IT) ta ansvar för en centralt placerad server. Automatisk faxfunktion kan läggas till eller aktiveras i andra typer av programvara. En server kan också leverera ett fax till en Unified Messaging System-postlåda istället för att e-posta den.
Vissa faxservrar är utformade för att skicka och ta emot fax direkt över företagets intranät. Dessa använder International Telecommunication Union (ITU) T.38 ”fax över IP”-teknik istället för en telefonlinje. Internetfaxtjänster tillhandahåller ofta bekväm faxning och dokumentlagring för enskilda företagare. För en månadsavgift kan en användare ha ett eller flera faxnummer i olika riktnummer utan att några telefonlinjer krävs. Fax lagras på en server och laddas upp eller laddas ner som dokument via Internet.
Faxserverprogramvara är tillgänglig för de flesta vanliga operativsystem. Grundläggande programvara levereras ofta med operativsystemet. Mer avancerad programvara kan vanligtvis köpas från tredje part. Vissa program tillhandahålls också av leverantörer av öppen källkod.