En exekutiv administrativ assistent är den person som tillhandahåller omfattande ledningsstöd, normalt i en företags- eller affärsmiljö. Han kan arbeta uteslutande för en chef eller tjäna ett team av verkställande chefer. Hans jobb är mångfacetterat och kräver generellt exemplarisk organisatorisk förmåga.
Denna position uppfattas traditionellt ha betydligt fler uppgifter och ansvar än sekreterare eller administrativ assistent. Även om sekreterarkunskaper är viktiga för att vara en framgångsrik verkställande administrativ assistent, innebär jobbet i allmänhet att hantera den dagliga affärsverksamheten för chefen också. Arbetsuppgifterna för detta jobb kan också vanligt korsa riket till personlig assistans.
Huvudsyftet med en kompetent verkställande administrativ assistent är vanligtvis att få chefens affärsliv att fungera smidigt och effektivt. Detta kräver i allmänhet utmärkta färdigheter i tidshantering och projektprioritering. Den administrativa assistenten har normalt daglig tillgång till sin chefs kalender så att de ömsesidigt kan planera möten, resor och sociala möten.
En administrativ assistent är vanligtvis den första kontakten för befattningshavarens professionella kommunikation. Han är vanligtvis kontakten mellan den verkställande och lägre ledningen. När externa kunder eller leverantörer kräver kontakt med chefen, kontrollerar denna assistent vanligtvis telefonsamtal, e-postmeddelanden, oplanerade besökare och ordnar möten som är anpassade till hans chefs önskemål.
Ytterligare uppgifter för en exekutiv administrativ assistent inkluderar ofta att ordna resor och hotellboenden, förbereda rapporter om finansiella och företagsaktiviteter, samt att utbilda och hantera stödpersonal på lägre nivå. Att förbereda PM för kommunikation mellan avdelningar krävs ofta av en person i denna position. Att regelbundet se över policyer och procedurer och diskutera möjliga förändringar i dem är i allmänhet en del av relationen med verkställande och verkställande administrativ assistent.
Att hålla kunder och kunder nöjda är vanligtvis en hög prioritet för en person med detta jobb. Förmågan att effektivt kommunicera med alla typer av personligheter är liktydigt med framgång. Diplomati och charm krävs ofta för att underlätta känsliga situationer som kan uppstå på grund av schemaläggningskonflikter, felkommunikation eller grundläggande karaktärsskillnader.
Utmärkt datorvana krävs vanligtvis för att vara en kompetent verkställande administrativ assistent. Ordbehandlingsfärdigheter värderas också högt. Assistenten är i allmänhet anlitad av sin överordnade till forskning konkurrenter, leverantörer och resmål bekvämligheter och alternativ. Stora delar av hans företagskommunikation involverar normalt e-post och elektroniska meddelandetjänster.
En högskoleexamen krävs normalt inte för denna position men i allmänhet krävs en gymnasieexamen eller motsvarande. Kurser i datordrift, PR eller kontorsledning är till hjälp, liksom en bakgrund inom administrativt eller verkställande stöd.