En e-postserver är en dator som fungerar som ett elektroniskt postkontor för e-post. E-post som utbyts över nätverk skickas mellan servrar som kör specialdesignad programvara som är uppbyggd kring överenskomna, standardiserade protokoll för hantering av e-postmeddelanden, grafiken de kan innehålla och bifogade filer. Internetleverantörer (ISP) har alla e-postservrar för att hantera sina klienters e-postmeddelanden, ibland kallade privata e-postservrar. Vissa webbplatser erbjuder också offentliga e-posttjänster med sina egna servrar.
En e-postklient eller ett e-postprogram tillåter en användare att skicka och ta emot e-post genom att kommunicera med e-postservrar. Det finns många typer av e-postklienter med olika funktioner, men de hanterar alla e-postmeddelanden och servrar på samma grundläggande sätt.
När ett e-postmeddelande skickas kontaktar e-postprogrammet författarens ISP-e-postserver för att skicka meddelandet till den. Servern heter normalt mail.[isp].com, även om den kan ha fått sitt namn efter Send Mail Transfer Protocol, smtp.[isp].com. Den skannar meddelandets inbäddade rubriker för adresseringsinformation. Dessa rubriker är vanligtvis inte synliga i en e-postklient om inte användaren konfigurerar programmet för att visa rubrikerna, men viktig information finns här.
E-postmeddelandet skickas med till adressen, vilket kan innebära att det skickas via flera routrar. Meddelandet delas i själva verket upp i diskreta datapaket och sätts ihop igen på den mottagande sidan. Routrar är datorer som tar emot nätverksdata och dirigerar om den på kortast möjliga väg. Om inget går fel kommer e-postmeddelandet att nå sin destination inom några sekunder eller minuter efter att det skickats.
När den mottagande e-postservern har meddelandet lagras det i en virtuell brevlåda. Posten kommer att stanna här tills mottagaren använder sin e-postklient för att söka efter ny post. När du gör det kontaktar e-postprogrammet den mottagande servern, ibland kallad en POP3-e-postserver (för Post Office Protocol 3) som i pop3.[isp].com, eller helt enkelt mail.[isp].com. När e-postprogrammet frågar efter e-post, letar det efter eventuella meddelanden som är adresserade till den användaren. Om den hittas överför servern meddelandena till klienten enligt begäran. De som finns på offentliga webbplatser fungerar på samma grundläggande sätt som ISP-e-postservrar.
På grund av stora mängder oönskad e-post som kallas skräppost är vissa e-postservrar konfigurerade att blockera vissa uppsättningar av IP-adresser från vilka skräppost har tagits emot. En IP-adress (Internet Protocol) är en unik numerisk adress som skiljer sig från ”svarsadressen”, som ofta förfalskas i skräppostmeddelanden. Spamfilter, som de kallas, kan fungera på servernivå och även inom ett e-postprogram som erbjuder en sådan funktion. E-postprogram kan också filtrera e-post i mappar när den tas emot och skickar normalt ett kommando till servern för att radera insamlade meddelanden.
E-postservrar har vanligtvis också filter som blockerar användare från att skicka stora mängder dubbletter av e-postmeddelanden till flera adresser i ett annat försök att stävja skräppost. E-postlistor är undantaget och fungerar med olika programvaror som identifierar trafiken som legitim. För att komma runt spamblockerare försöker vissa människor installera e-postservrar på sina egna datorer. Många internetleverantörer anser att detta är ett avtalsbrott, vilket ofta anges i användarvillkorsavtalet. Kommersiella e-postservrar använder också virus- och trojanfilter.