En donationsrapport är ett dokument som avslöjar hur en ideell institution använder donerade medel. Dessa rapporter produceras av utbildningsinstitutioner, religiösa organisationer och andra typer av ideella organisationer. Gåvorapporten kan offentliggöras eller göras tillgänglig endast för givare och medlemmar av samhället. Den kan släppas månadsvis, kvartalsvis eller årligen enligt villkoren i anslaget och lokala finansiella lagar. Användningen av kapitalrapporter hjälper till att säkerställa att institutioner använder medel på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med alla tillämpliga lagar och standarder.
Många gåvor förvaltas av en förtroenderåd eller liknande förvaltningsorgan. Dessa representanter fördelar medlen inom fonden baserat på stiftelsens policyer och villkor. De genererar sedan en donationsrapport för att uppdatera intressenter och givare om statusen för dessa fonder.
Kapitalrapporten innehåller en kort översikt över institutionens mål och policyer, inklusive de som är relaterade till hur donerade medel kommer att behandlas. Den innehåller detaljerade finansiella rapporter som visar det totala värdet av anslaget och hur det har förändrats sedan tidigare rapporter utfärdades. Den här rapporten förklarar var medlen är investerade och resultatet för vart och ett av dessa investeringsinstrument. Slutligen avslöjar dokumentet hur medlen användes. Till exempel kan en utbildningsinstitution allokera en viss del av medlen för att ge stipendier till förtjänta studenter, medan en annan procentsats används för att finansiera kapitalförbättringar.
Utformningen och innehållet i en donationsrapport bestäms av lagar som reglerar ideella donationer och donationsfonder. I USA måste dessa rapporter upprättas i enlighet med de standarder som anges av Financial Accounting Standards Board (FASB). Andra länder har sina egna lagar som styr dessa rapporter. Vissa institutioner kan ha policyer med standarder som överstiger de rapporteringsstandarder som krävs enligt dessa lagar, medan andra endast tillhandahåller den minsta mängd information som krävs enligt lag.
Kapitalrapporter ger många fördelar för ideella organisationer och dess intressenter. De hjälper företaget att uppfylla juridiska rapporteringskrav som är avgörande för att upprätthålla skatteförmånerna för en ideell gåva eller stiftelse. Genom att visa att donationer hanteras ansvarsfullt uppmuntrar dessa rapporter också nya givare att tillhandahålla medel som kan hjälpa institutionen att fortsätta att nå sitt mål i framtiden. Utan dessa rapporter kan folk vara tveksamma till att donera eftersom de inte skulle veta exakt vart deras pengar tog vägen. En grundlig donationsrapport fungerar också som ett värdefullt marknadsföringsverktyg för institutionen eftersom den visar en känsla av transparens och etiskt engagemang.