En dokumentskanner är en maskin som kan kopiera ett fysiskt föremål och överföra en bild av det till en dator. Det finns flera typer av dessa maskiner, inklusive flatbäddsskannrar och arkmatade skannrar. Att använda en sådan maskin kräver i allmänhet speciell programvara. I de flesta fall är en dokumentskanner utformad speciellt för att kopiera bilder eller text på papper.
En dokumentskanner kan vara en fristående maskin, eller den kan vara en del av en större multifunktionsenhet. Dessa maskiner gör att ett dokument kan kopieras digitalt och en bild av dokumentet kan visas på en dator. Några av huvuddelarna i en skanner är glasplattan, skanningshuvudet och locket.
På en flatbäddsskanner lyfts locket och dokumentet placeras med framsidan nedåt på glasplattan. När luckan är stängd och maskinen startats spårar skannerhuvudet dokumentet från ena änden till den andra. Resultaten skickas sedan från dokumentskannern till en dator. Om en dator inte är tillgänglig har många av dessa maskiner minnen som kan lagra den kopierade informationen.
En flatbäddsskanner är vanligtvis utformad för bilder och text. Det är dock möjligt att skanna ett objekt med enheten. Detta kan göras genom att helt enkelt placera ett föremål på glasplattan. Det bör dock noteras att endast den del av bilden som kommer i kontakt med glasplattan sannolikt kommer att kopieras. I vissa fall kan en flatbäddsskanner innehålla en arkmatare, som automatiskt skickar dokument genom skannern utan att behöva öppna enheten och placera varje sida individuellt.
En arkmatad skanner har inte ett lock eller en glasskiva. I de flesta fall matar användaren in dokumentet som måste kopieras i en fack eller arkmatare i maskinen. Dokumentet flyttas vanligtvis genom maskinen automatiskt. När den flyttas kopieras data som finns på dokumentet av ett skanningshuvud och originaldokumentet matas ut.
I vissa fall är en skanner en komponent i en större maskin. Till exempel finns det kombinationsmaskiner som inkluderar en skanner utöver en fax, kopiator och skrivare. Innan någon typ av skanner kommer att fungera med en dator, är det vanligtvis nödvändigt att ladda viss programvara på datorn. När detta är gjort kan maskinen ofta styras med hjälp av datorn.
De flesta skannrar är anslutna till datorn via en sladd som ansluts till en ledig port, ofta en USB-port. Det kan vara möjligt att nätverka en dokumentskanner så att den kan fungera med flera datorer utan att den är direkt ansluten till var och en. Dokumentskannern har vanligtvis också en nätsladd. Denna nätsladd är ofta avtagbar, vilket gör att den kan bytas ut om maskinen behöver användas i länder med olika elsystem.