Vad är en dokumentgranskning?

Bruket att granska dokument för att avgöra deras relevans för rättegång kallas ”dokumentgranskning”, i praktiken ofta kallad ”dokumentgranskning”. En av de väsentliga delarna av rättegången enligt common law-systemet är möjligheten för varje part att söka efter och granska de relevanta dokument som varandra har. Parterna får tillgång till dessa dokument genom bevisprocessen för upptäckt, och advokater för varje sida deltar sedan i dokumentgranskning för att fastställa hur användbar ett visst dokument är för ärendet. Advokater ägnar sig också ibland åt dokumentgranskning av en klients dokument när den klienten, vanligtvis ett företag, väntar på en rättegång eller utredning. Granskning av dokument anses generellt vara en ganska snål juridisk uppgift och innebär vanligtvis inte mer än att markera ett dokument som ”relevant” eller ”icke relevant” och gå vidare.

De tidigaste dokumentrecensionerna bestod av att advokater, vanligtvis nya medarbetare, sållade genom lådor med tryckt papper. Tillkomsten av datorteknik gjorde utskrifter nästan föråldrade för dokumentgranskningsprocessen. De flesta dokument idag lämnas in i elektroniskt format och granskas på datorskärmar. Detta har gjort granskningen lättare i vissa avseenden, men det har också inneburit att många fler dokument nu är inblandade. Vanligtvis måste allt som lagras på företagets servrar överlämnas under upptäckten, från officiella anteckningar till vardagliga personliga e-postmeddelanden.

Merparten av tiden är dokumentgranskning åtföljd av pågående rättstvister. Advokatbyråer genomför dokumentgranskningar i enlighet med upptäcktslagstiftningen för klienter som antingen stämmer eller blir stämd. Upptäckt kan dock också göras strategiskt utan rättegång. Ett företag som planerar att stämma en annan kanske vill göra en intern dokumentgranskning för att förstå sina egna skulder. På samma sätt kan ett företag som förväntar sig att bli stämt, eller som förväntar sig en federal utredning, göra en självföreskriven granskning för att börja plocka ihop ett lämpligt försvar.

Dokumentgranskning i alla jurisdiktioner måste hanteras av licensierade advokater. Även om uppgiften är lite mer än att skanna efter innehåll, är det en väsentlig del av att bygga upp ett rättsfall, och som sådant måste det hanteras av kompetenta yrkesmän. Det finns dock ingen regel om att de advokater som utför läkargranskningen måste vara permanent knutna till det ansvariga företaget.

Advokatbyråer som regelbundet hanterar stora företagsärenden kan sväljas av doc review. När miljontals dokument måste granskas kan processen ta månader, och advokater som annars skulle kunna arbeta väsentligt med ärendet kommer att vara knutna till att reda ut relevansfrågor. Ett sätt som vissa företag har försökt åtgärda detta är genom att antingen behålla juridiska outsourcingtjänster för sina dokumentgranskningar eller anlita kontraktsbaserade advokater för att utföra arbetet för mycket mindre än en advokatbiträdes lön.

En advokat som bara gör docgranskning är ofta känd som en dokumentgranskningsadvokat. Den här advokaten praktiserar inte juridik i någon meningsfull mening, och han deltar inte i ärendet utöver att granska dokument och markera de som kan vara relevanta. Han interagerar inte med kunder eller bidrar med något originellt till processen. Vissa företag har avdelningar för dokumentgranskning av permanenta advokater vars enda jobb är läkargranskning, men oftare anställs dessa advokater på deltid, kontraktsbasis, om de inte är helt outsourcade. När läkargranskningen är klar, så är det vanligtvis deras jobb.