Med flera olika typer av kopieringsmaskiner på marknaden idag är den digitala kopiatorn ofta det bästa valet för affärsbruk. Den digitala kopiatorn är utformad för att arbeta på basis av skannade dokument och producerar ett högkvalitativt tryckt dokument, är ofta lättare att underhålla än andra typer av kopiatorer och kan vara mycket kostnadseffektivt att använda. Här är några av fördelarna med att välja en digital kopiator för arbetsplatsen istället för andra typer.
Många kopiatorer arbetar med en äldre process som ibland kallas för analog kopiering. I huvudsak innebär denna äldre metod användning av en intern spegel som kopierar bilden av masterdokumentet på en trumma. Med hjälp av statisk elektricitet använder den analoga kopieringsmaskinen partiklar av toner för att skapa en bild av vad som finns på trumman, använder ett värmeelement för att torka och fixera tonern på plats och producerar sedan kopian på ett pappersark.
Digitala kopiatorer fungerar lite annorlunda. Dokumentet skannas digitalt och sparas i minnet. En laser används för att trycka informationen på trumman, toner appliceras och dokumentet skrivs ut. När bilden av dokumentet väl finns i minnet tillåter de flesta former av den digitala kopiatorn att dokumentet kan skrivas ut från minnet eller i vissa fall överföras elektroniskt till andra digitala enheter som kan ta emot överföringen.
Det finns flera fördelar med den digitala kopiatorn. En av de viktigaste är att många digitala kopiatorer är multifunktionella. Papperskopior av originalet kan framställas, eller elektroniska kopior kan överföras till faxmaskiner eller till och med som text till en e-postadress. Detta kan eliminera många steg i kommunikationsprocessen för ett företag som driver flera platser. Detta kan också eliminera behovet av att posta papperskopior av dokumentet till flera olika fysiska platser, både inom företagets avdelningar såväl som utanför företagets fysiska plats.
Därefter producerar den digitala kopiatorn en överlägsen kopia av huvuddokumentet. Den ökade utskriftskvaliteten gör att kopiorna i princip inte går att skilja från originaldokumentet. Det är inte alltid fallet med andra typer av kopieringsmaskiner.
Slutligen är kostnaden för att driva en digital kopiator lägre, särskilt om en hel del kopiering görs. Flera faktorer bidrar till att hålla kostnaderna nere. För det första är det färre rörliga delar att bryta ner. Detta innebär att möjligheten för en digital kopiator att behöva arbete minskar. Dessutom producerar bläcket som används för digitala kopiatorer vanligtvis fler kopior per patron än analoga kopiatorer. Medan den digitala kopiatorn kommer att kosta mer på fronten än andra typer av kopieringsmaskiner, kommer den lägre kostnaden för daglig användning snart att kompensera prisskillnaden och börja faktiskt spara pengar på lång sikt.