Ett digitalt fax är en typ av faxdokument som skickas och ibland tas emot som ett elektroniskt dokument snarare än ett pappersdokument som skrivs ut med en vanlig faxmaskin. Fördelen med ett digitalt fax är att det elektroniska dokumentet kan lagras i en fil på en dators hårddisk och skrivas ut när och när mottagaren behöver en papperskopia. Betraktas som ett grönare alternativ till traditionell fax, är det möjligt att skicka ett digitalt fax med hjälp av hårdvara och mjukvara utvecklad för ändamålet.
Ett av de vanligaste sätten som konsumenter använder för att skicka eller ta emot ett digitalt fax är att anlita en leverantör av elektroniska faxtjänster. Med denna applikation förses klienten med inloggningsuppgifter för att komma åt leverantörens nätverk, laddar upp en kopia av det elektroniska dokumentet han eller hon vill skicka, tillhandahåller mottagarens information och skickar sedan dokumentet. Beroende på hur den mottagaren föredrar att ta emot dokumentet kan faxet dirigeras till en traditionell fax och skrivas ut som en papperskopia, eller vara i form av ett e-postfax som mottagaren kan spara på sin dators hårddisk för senare användning.
Tillsammans med att skapa ett konto hos en digital faxleverantör är det också möjligt att köpa hårdvara som tillåter användare att använda vilken typ av Internetanslutning som helst för att skicka eller ta emot fax. Med den här applikationen är hårdvaran ansluten som en kringutrustning till en stationär eller bärbar dator. Programvara installeras sedan på datorn så att den anslutna enheten kan tillhandahålla en funktion som liknar en standardfax. Många designs tillåter användare att infoga en papperskopia av ett dokument som ska faxas direkt i enheten och sedan följa grundläggande instruktioner för att påbörja sändningen. Vissa modeller tillåter också användaren att välja en elektronisk fil sparad på datorns hårddisk, tillhandahålla nödvändig kontaktinformation för mottagaren och skicka faxet utan att behöva använda en utskrift.
En av de främsta fördelarna med att använda denna faxmetod är att mängden papper som förbrukas i processen minskar. Eftersom elektroniska dokument kan användas istället för papperskopior, bidrar detta till att minska leveranskostnaderna för ett kontor. Dessutom innebär det enkla att dra och elektroniska dokument och använda antingen en digital faxtjänst eller någon sorts utrustning kopplad till datorn att användare kan skicka fax till lägre kostnader, något som är särskilt viktigt om verksamheten rutinmässigt använder fax som en del av affärsverksamheten.