En designbrief är en rapport som genereras i väntan på en teknik, mjukvara eller annan typ av affärsprodukt. Avsikten med en designbrief är att illustrera och beskriva de angivna målen, begränsningarna och andra element som måste hanteras under projektet. Den fungerar som en typ av preliminär rapport som anger vad företaget bör förvänta sig i form av kostnader, fördelar och eventuella nackdelar som kan uppstå på vägen. Designbriefen skapas vanligtvis av ingenjören eller teamet av ingenjörer som föreslår att utveckla det angivna projektet.
Under normala omständigheter använder designtrosor ett standardiserat format. De börjar med historiken och profilen för företaget som genomför projektet, tillsammans med företagets tidigare prestationer, oavsett om de är relaterade till eller inte har med det aktuella projektet att göra. Efter det innehåller designbriefen en beskrivning av projektet, inklusive beskrivningar av alla problem som sannolikt kommer att mötas under projektets tillkomst. Den bör inkludera eventuella individuella begränsningar för projektet, den föreslagna budgeten, den föreslagna tiden det kommer att ta att slutföra och de individuella behoven av problemet eller problemen.
Därefter bör designbriefen innehålla en uttalad beskrivning av projektets mål. Tillsammans med detta bör den innehålla en risk-mot-nytta-analys, eventuella skisser som hör till projektet och eventuella föreslagna lösningar på de problem som redan beskrivits. Den bör också innehålla en sammanfattning av projektet, tillsammans med en slutsats som i huvudsak ”säljer” verksamheten på det föreslagna projektet.
En designbrief kan jämföras med en preliminär ritning för ett ingenjörsprojekt. Det ger företaget som finansierar projektet tillräcklig information för att det ska kunna avgöra om det vill gå vidare med projektet som det har sagts, eller om det vill göra budgetering och kostnadsbesparande justeringar av de angivna målen och parametrarna för projektet. Genom att skapa uppskattningar för kostnad och tid, och formulera alla förutsebara problem som kan uppstå, blir det mycket lättare för företaget att avgöra om projektet ens är genomförbart. Detta kan jämföras med en situation där ett företag går vidare utan att först skapa en designbrief; i ett sådant fall kommer företaget att gå i blindo och kanske först inse att ett projekt är ogenomförbart eller på annat sätt omöjligt att slutföra när det redan har investerat en potentiellt betydande mängd tid och pengar i det.