En delad resurs hänvisar vanligtvis till en hård- eller mjukvarururs som kan nås av ett eller flera fjärrsystem över ett nätverk. Detta görs vanligtvis på ett ganska sömlöst sätt, vilket möjliggör delning av resurser och information snabbt och effektivt, utan att behöva aktivt skicka information mellan användare. En delad resurs lagras vanligtvis på en maskin eller ett system som fungerar som en värd för andra användare eller klienter att ansluta till och komma åt över nätverket. Dessa resurser kan inkludera enskilda filer, mappar och annan programvara samt hårdvara som skrivare och skannrar.
En av de största skillnaderna mellan en delad resurs och andra typer av digital information som kan vara tillgänglig för flera användare är hur lätt de delade resurserna är tillgängliga. Två användare på ett nätverk kan till exempel kunna skicka filer och data fram och tillbaka till varandra, men processen kräver ofta aktiv sändning av denna information. En delad resurs, å andra sidan, skulle hänvisa till en fil som är värd på en maskin som är tillgänglig för klienter på ett nätverk, vilket tillåter användare att få åtkomst till den filen efter behag. Även om en aktiv begäran fortfarande kan göras av klienten, finns det ingen interaktion mellan två eller flera användare i andra typer av system.
Detta gör en delad resurs lättare att använda för anställda inom ett företag eller en organisation. Ett företag som arbetar med ett nytt program, till exempel, kan ha många filer och resurser på en värddator. Olika anställda kan sedan komma åt denna information via klientterminaler, oavsett när andra användare är på eller använder data. Detta gör att dessa anställda kan modifiera och lägga till denna delade resurs och team kan praktiskt taget arbeta tillsammans över långa avstånd och till och med vid olika tidpunkter genom att ladda upp de ändringar de har gjort så att varandra kan se.
En delad resurs kan också inkludera hårdvara som är en del av ett nätverk. Enheter som skrivare och skannrar ställs ofta upp i ett nätverk för användning av många användare. Ett bibliotek kan till exempel ha flera dussin datorer och två skrivare anslutna till ett nätverk. I det här fallet skulle varje skrivare fungera som en delad resurs för ett visst antal datorer, vilket gör det möjligt för användare att skicka projekt till utskriftskön, som sedan skickar dessa dokument till skrivaren. Detta gör att flera användare kan dela en enda enhet, och programvara används vanligtvis för att organisera denna process för enklare användning och minskad dataförlust.