Även känd som en debetnota, är en debetnota en typ av redovisningsdokument som används för att identifiera ett belopp som debiteras ett kundkonto. I vissa fall är PM ett internt dokument som gör det möjligt att föra register över avgifter på och konto som ännu inte har fakturerats. Vid andra tillfällen har en debetnota en funktion som liknar en faktura, vilket gör att kunden kan använda dokumentet som grund för att skicka en betalning.
När det används som ett internt dokument kan en debetnota användas för att debitera ett kundkonto som ännu inte har fakturerats. Detta kan inkludera aktuell användning som har inträffat sedan den senaste faktureringen. När processen med att förbereda en faktura för den senast stängda perioden börjar, kommer alla anteckningar som skapats sedan sista slutdatum att användas som dokumentation för att stödja raderna på den nya fakturan. Medan debetnotan tidigare bara behölls som en papperskopia, tillåter vissa bokföringsprogram idag att skapa ett elektroniskt memo som kan nås och användas för att fylla i detaljerna på en kundfaktura.
Som ett ersättningsdokument för en faktura kan debetnotan användas som ett sätt att justera saldot på ett konto när en tidigare uppkommen avgift av någon anledning lämnas utanför den fakturan. Till exempel, om specialpriset som förlängs till en kund via ett kontrakt skulle löpa ut och detaljerna i faktureringssystemet inte uppdateras, är det möjligt att en faktureringsperiod kommer att faktureras till de äldre och inte längre tillämpliga priserna, snarare än standardpriser för de varor och tjänster som tillhandahålls. När så är fallet kan företaget välja att utfärda en debetnota och vidarebefordra en kopia till kunden, justera det förfallna beloppet på den fakturan och begära att återstoden av betalningen ska lämnas inom en viss tid.
Precis som en kreditnota ofta används för att göra någon typ av justering av saldot på ett kundkonto genom att ta bort en del av de ackumulerade avgifterna, kan en debetnota användas som mekanism för att lägga till avgifter som har fastställts gälla för den kunden. Den faktiska detaljen på PM kommer att variera beroende på företagets policy och hur noggrant allmänt accepterade redovisningsprinciper följs, men dokumentet kommer sannolikt att innehålla all information som behövs för att så småningom skapa en rad på en faktura. Dessutom kommer detaljerna i debetnotan att räcka för att spåra historiken för transaktionen från det att debiteringen debiteras hela vägen fram till faktureringsdatumet.