För att etablera ett fortlöpande och konsekvent sätt att upprätthålla regering på lokal och statlig nivå är det viktigt att både valda och utsedda tjänstemän erkänns juridiskt och har befogenhet att utföra sina uppgifter. För att tilldela de befogenheter och ansvar som är förknippade med ämbetet som personen antingen har vunnit genom offentligt val eller utsetts till av någon som har befogenhet att göra det, måste den nya tjänstemannen vara certifierad. När detta har gjorts är individen nu en vederbörligen erkänd certifierad tjänsteman.
Processen för att gå från en utsedd eller vald tjänsteman till den som en certifierad offentlig tjänsteman kommer att variera något från en jurisdiktion till en annan. På vissa orter är en myndighet känd som en certifierad offentlig tjänstemansamordnare ansvarig för att upprätta och underhålla utbildningsprogram som används i certifieringsprocessen. I USA har program av denna karaktär blivit vanligare eftersom delstats-, läns- och även stadsstyrelser har blivit ansvariga för funktioner som en gång var den federala regeringens provins.
Tanken bakom CPO-utbildningsprogrammet är att säkerställa att alla personer som ska fungera som certifierade offentliga tjänstemän till fullo förstår omfattningen av deras ansvar, som definieras av den jurisdiktion där han eller hon kommer att tjänstgöra. Ofta kommer programmen också att innehålla allmänna ledarskapsmoduler, information om kommunikationslinjer som de finns inom jurisdiktionen och andra detaljer som hjälper den nya tjänstemannen att vara väl förberedd för att utföra sina uppgifter på ett kompetent sätt.
Huruvida detta program måste slutföras innan personen faktiskt tillträder kommer också att variera från en jurisdiktion till en annan. I vissa fall kan edningen ske först, och utbildningen genomförs under de första månaderna av den nya terminen. I några få jurisdiktioner kan framgångsrikt slutförande av programmet krävas innan individen tar kontroll över positionen.
En certifierad offentlig tjänsteman är vanligtvis ansvarig inför andra personer inom hierarkin, såväl som valkretsen för jurisdiktionen. För att säkerställa att kommunikationslinjerna är öppna kan den certifierade offentliga tjänstemannen söka stöd från viktiga samhällsledare som ett sätt att hålla allmänheten à jour med vad som händer inom deras ansvarsområde. Denna typ av öppen kommunikation är ett utmärkt sätt för en CPO att värva volontärer från det breda samhället för att hjälpa till med vissa funktioner som inte kräver tillgång till konfidentiell information.
När mer och mer ansvar för statliga program överförs till tjänstemän i staten och länet, blir behovet av en certifierad offentlig tjänsteman i varje större kontor inom jurisdiktionen mer uppenbart. För mer information om strukturen och innehållet i CPO-programmet i din stat, kontrollera med din certifierade offentliga tjänsteman samordnare på statlig nivå, eller med länskommissionen i ditt lokala län. Som medborgare har du rätt att veta vilken typ av utbildning och förväntningar som ingår i det ansvar som anförtros dina valda och utsedda myndighetspersoner.