En budmall är ett översiktsdokumentformat som används av organisationer som lägger bud antingen för att få finansiering för ett projekt eller för att vinna ett kommersiellt projekt. I vissa fall finns det en standardbudmall utfärdad av organisationen som överväger de konkurrerande buden. I andra fall kan budgivare ha sina egna mallar som används för budgivning i flera scenarier.
Den enklaste formen av budmall är den som antingen ingår i kommersiell kontorsdokumentmjukvara eller produceras självständigt. Vanligtvis är dessa helt enkelt dokumentskisser som inkluderar de flesta frågor som täcks av ett formellt anbud. I vissa fall kan mallen vara inställd för att fungera med en företagsdatabas så att datorn automatiskt kan hämta och infoga relevant information. Även om det kan vara ett enkelt och enkelt alternativ att använda denna form av mall, särskilt för organisationer som har ont om resurser, kommer det inte alltid att få fram all information som antingen den anbudsgivande organisationen vill tillhandahålla eller som organisationen som överväger buden vill ta emot.
Ett annat alternativ är att en organisation som gör flera bud med flera organisationer har en egen budmall. Detta kommer att vara ett standarddokument som är tillgängligt för och används av all personal. Den stora fördelen med detta är att det gör det lättare för chefer och ekonomiavdelningar att granska anbud innan de godkänns för inlämning. Det ser också till att mindre erfaren personal ser till att få med alla detaljer som företaget anser är viktiga att nämna i anbud.
I vissa fall kommer organisationen som kommer att överväga buden att utfärda sin egen standardbudmall. Detta kommer att säkerställa att den tar emot anbuden i ett konsekvent format och att anbudsgivarna ombeds ange den specifika information som organisationen behöver för att bedöma varje anbud. Detta system kan vara problematiskt om mallen bara fungerar korrekt när den används i ett visst dokumentredigeringsprogram, särskilt i fallet med en offentlig organisation som måste göra sin anbudsprocess tillgänglig för alla anbudsgivare. Sådana mallar måste också ge viss flexibilitet för att hantera anbudsgivare som behöver tillhandahålla information som inte täcks av formatet.
Trots dessa problem bör en organisation som lägger ett bud alltid nästan alltid använda den medföljande budmallen. Underlåtenhet att göra det kan innebära att ett bud automatiskt avvisas, särskilt i fall där det finns ett stort antal anbudsgivare. Att noggrant studera och fylla i anbudsmallen kan också ge en viss inblick i vad organisationen som bedömer anbuden är ute efter, vilket ger budgivaren en bättre chans att skräddarsy sitt bud.