En automatiserad sekreterare är en enhet som dirigerar samtal på ett kontor. Dessa enheter används ofta av småföretag som ett sätt att tillhandahålla ett grundläggande filter mellan kontoret och oönskade telefonsamtal, som telefonförsäljare eller fel nummer. Större företag kommer ofta att ha en sekreterare i verkligheten för att utföra denna funktion, vilket gör den automatiska sekreteraren överflödig. Denna term används ofta synonymt med virtuell sekreterare, men de två är faktiskt väldigt olika. En virtuell sekreterare är en verklig person, bara inte en som är närvarande i själva verksamheten.
I de flesta fall är en automatiserad sekreterare en liten låda som ansluts till telefonlinjen mellan telefonen och väggen. När ett känt och godkänt nummer ringer linjen låter sekreteraren samtalet gå direkt till telefonen. Om ett icke godkänt, okänt eller begränsat nummer ringer, kommer den automatiska sekreteraren att avlyssna det.
I allmänhet innebär en avlyssning av denna typ att ett automatiserat system svarar på samtalet och begär grundläggande information från den som ringer. Efter att ha fått svar på sina frågor kommer enheten att ringa upp den anslutna telefonen och vidarebefordra den informationen till mottagaren – som sedan har möjlighet att ta samtalet. Om numret är känt som dåligt, eller mottagaren nekar samtalet, kommer samtalet istället att dirigeras till röstbrevlådan eller helt enkelt kopplas bort.
Ett vanligt misstag är att anta att en virtuell och en automatiserad sekreterare är samma sak. En virtuell sekreterare är en oberoende entreprenör som fungerar som sekreterare från en avlägsen plats. Vanligtvis kommer dessa arbetare att ha ett hemmakontor och utföra vanligt sekreterararbete, ofta för flera olika företag. Vanliga uppgifter är att svara i telefon, transkribera inspelade brev eller tal och göra researrangemang.
Även om de två typerna av sekreterare är väldigt olika, har de en liknande övergripande metodik. Genom att ta bort både utrymmet och kostnaden för en traditionell sekreterare kan ett företag drivas med mycket lägre omkostnader. Detta gör att ett företag kan fungera på en nivå där det kan ha gått i konkurs enligt det traditionella systemet. Dessutom kommer användningen av de automatiska telefonfunktionerna hos en virtuell sekreterare ofta att tillåta ett företag att verka större och bättre organiserat.
När det gäller den virtuella sekreteraren ger outsourcing av arbete ytterligare fördelar. En enskild arbetare kan arbeta för ett antal företag samtidigt, snarare än att tvingas till ett enda deltidsarbete. Dessutom tillåter arbete hemifrån personer med små barn, funktionshinder eller oförutsägbara scheman att fortsätta arbeta i arbetsstyrkan.