En ersättningsplan är en strukturerad strategi för att betala tillbaka individer som har ådragit sig utgifter för en annan enhets räkning. Det vanligaste exemplet på denna typ av plan har att göra med att täcka utgifter för anställda när de utför sina arbetsuppgifter. Planer av denna typ gör det möjligt att säkerställa att den anställde får ersättning i tid, samtidigt som det hjälper arbetsgivaren att föra korrekta register över hela kostnaden förknippad med utförandet av en viss uppgift.
Ersättningsplaner kan struktureras som ansvariga och icke-ansvariga. En ansvarsfull plan kräver att den anställde lämnar in kvitton för de utgifter som berättigar till ersättning. En icke-redovisningsskyldig ersättningsplan täcker utgifter där inget kvitto krävs, även om den anställde måste deklarera utgiften skriftligen innan han eller hon får ersättning. Till exempel kommer en anställd som tar ut klienter på middag att behöva visa upp kvittot på måltiden för att få ersättning för kostnaderna. Samtidigt, om den anställde använder sitt privata fordon i samband med att han eller hon utför uppgifter för arbetsgivarens räkning, lämnar han eller hon in det totala beloppet för använt körsträcka, vanligtvis på en utgiftskupong eller skadeanmälan. Arbetsgivaren bestämmer storleken på utbetald ersättning, baserat på gällande regler och praxis som gäller.
När det gäller skatteavdrag får en anställd som deltar i en ersättningsplan normalt inte göra anspråk på de ersatta kostnaderna som avdrag på sin personliga inkomstdeklaration. Arbetsgivaren kan kräva de utgifter som ersatts som avdrag, med förbehåll för bestämmelserna i de skattelagar som för närvarande gäller i den jurisdiktion där företaget är beläget. I vissa länder kan den anställde behöva deklarera vissa former av ersättning som inkomst, särskilt i situationer som körsträcka där det inte finns någon specifikt dokumenterad egenutgift.
En lång rad utgifter kan täckas i en ersättningsplan. Anställda som reser som en del av sitt arbete får ofta lämna in utgifter som flygresor, logi, biluthyrning och måltider för ersättning. En anställd kan också få ersättning för utgifter som uppstår under arbetet med ett särskilt projekt för företaget, till exempel att tjänstgöra som representant för verksamheten vid ett lokalt evenemang. Ofta definierar statliga föreskrifter omfattningen av vad som anses vara en ersättningsgill kostnad, och vilka rutiner som måste följas för att arbetsgivaren ska kunna kräva den ersatta utgiften vid inlämnande av skattedeklarationer. Dessa regler formar vanligtvis de interna policyer och procedurer som används av ett företag för att strukturera och genomföra återbetalningsplanen.