En ”meddelandefil” är ett dokument som ger information till Securities and Exchange Commission (SEC) om en investeringsrådgivare. Människor som vill erbjuda investeringstjänster måste registrera sig hos SEC och uppfylla vissa standarder för att kunna träna. Dessutom kan enskilda stater kräva kopior av dessa dokument så att de kan verifiera äktheten hos investeringsrådgivare i sina regioner. Detta formulär måste uppdateras regelbundet och är tillgängligt för kunder.
SEC kräver användning av ADV-formuläret för anmälan. Detta inkluderar två komponenter. Avsnitt ett ger allmän information om rådgivaren och verksamheten, inklusive plats, register över disciplinära åtgärder och erfarenhet. Aktuell kontaktinformation bör också göras tillgänglig. Det finns en rad rutor som rådgivare kan använda när de fyller i formuläret för att säkerställa att de innehåller all nödvändig information.
I den andra delen av anmälningsformuläret måste rådgivare tillhandahålla broschyrer om de tjänster de erbjuder, deras avgiftsscheman och annan affärsinformation. Dessa dokument är skrivna på ett enkelt språk så att de lätt kan förstås av investerare. SEC-tillsynsmyndigheter granskar dem för att avgöra om avslöjandena är adekvata och för att se till att en investeringsrådgivare iakttar professionell etik vid tillhandahållande av information till kunder.
Kunder kan be att få se en anmälan innan de ingår ett avtal med en investeringsrådgivare. Detta formulär kan ge information om personens kvalifikationer, erfarenhet och tjänster för att hjälpa en klient att avgöra om rådgivaren är lämplig. Formuläret ska vara aktuellt, vilket indikerar att investeringsrådgivaren följer registreringskraven. I händelse av förändringar meddelar rådgivare sina kunder samt uppdaterar anmälan för att hålla SEC underrättad om situationen. Övergångar kan ske när människor byter företag, startar nya företag eller säljer sina företag, och dessa måste dokumenteras.
Regleringen av investeringsrådgivare är utformad för att skydda allmänheten. Genom att kräva en anmälan kan SEC och enskilda stater övervaka vem som arbetar som investeringsrådgivare, vilka typer av tjänster som erbjuds och om människor är kvalificerade för arbetet. Vid klagomål och tvister kan denna dokumentation bli viktig. Kunder kan lämna in klagomål direkt till SEC om de tror att information är förfalskad eller om de har tvister med sina rådgivare som inte kan lösas på annat sätt. Disciplinära åtgärder kan övervägas om bestämmelser eller juridisk etik åsidosattes.